Overeenkomstig de referentieteksten: 

• De wet (en in België in het bijzonder het WVV – Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen) geeft het kader aan waarbinnen de bestuursleden optreden. Er kan niet buiten dit kader worden gehandeld zonder burgerrechtelijke en/of strafrechtelijke gevolgen. 
• De statuten van de coöperatie beschrijven de specifieke kenmerken die van toepassing zijn op de structuur binnen het wettelijke kader. Daardoor kan de structuur bepaalde wettelijke voorschriften nader toelichten, rekening houdend met haar eigen individuele situatie. De wijziging van de statuten valt onder de bevoegdheid van de algemene vergadering.
  De statuten (pdf)
• In het huishoudelijk reglement van de Raad van bestuur wordt de praktische werking van de raad beschreven (aanvaarding van vennoten, vertegenwoordiging van de categorieën van vennoten …).  Het is een intern document dat door de Raad van bestuur wordt opgesteld en ook kan worden gewijzigd. In het huishoudelijk reglement worden verschillende procedures beschreven wat betreft de vennoten (intekening op aandelen, erkenning als vennoot, aansluiting per vergissing, ontslag) en de Raad van bestuur (samenstelling en verkiezingsprocedure van de RvB, bevoegdheid om in het kader van de algemene vergadering een stemming op afstand te organiseren). Het huishoudelijk reglement heeft als doel om bepaalde procedures op een eenvoudige, flexibele manier te kunnen vastleggen en aanpassen (zonder ze eerst aan de algemene vergadering te moeten voorleggen). 
  Huishoudelijk reglement (pdf).

Het WVV beschrijft dus het wettelijke kader; de statuten beschrijven de specifieke kenmerken die verband houden met SmartCoop; en het huishoudelijk reglement beschrijft bepaalde praktische werkmethoden.

Concreet:
In grote lijnen kunnen we drie functies onderscheiden in een onderneming:

1. de bepaling van de strategie,
2. de operationele uitvoering ervan, en
3. de evaluatie/effectbeoordeling van de uitvoering op de omgeving. 

Traditioneel ligt de verantwoordelijkheid voor de operationele uitvoering binnen structuren met de omvang van Smart bij de vaste medewerkers. De Raad van bestuur richt zich op de bepaling van de strategie en de evaluatie van de uitvoering ervan. 

Daarnaast hebben we bij Smart de innovatieve keuze gemaakt om een belangrijkere rol te geven aan onze hele gemeenschap om het strategische project te definiëren of actie te ondernemen om collectieve oplossingen te vinden, meer bepaald door het participatief proces Smart in Progress (SIP) en de SmartLabs. De onderlinge samenhang en de plaats van de Raad van bestuur bij dit innovatieve proces moeten dus – naast de meer traditionele functies – opnieuw worden bepaald. 

Er zijn zes actielijnen geïdentificeerd:  

1. Toezien op de naleving van de wettelijke en statutaire bepalingen;
2. De participatieve processen stimuleren, bepalen, mee vorm geven, begeleiden en voltooien, en de strategie bepalen;
3. De effecten van de uitvoering van de strategie beoordelen;
4. De algemene directie aanstellen, naar haar luisteren, haar helpen en ondersteunen;
5. De grote strategische lijnen voor het personeelsbeleid vastleggen;
6. Beslissingen nemen over thema’s die een invloed kunnen hebben op het economisch model van de coöperatie.

De bestuursleden moeten bij hun opdrachten dus bijdragen tot de uitwerking van een algemene strategie voor de coöperatie die zich nadien zal vertalen in alle aspecten van het leven van de coöperatie. Daarbij moeten ze erover waken dat de coöperatieve beginselen worden nageleefd. De bestuursleden moeten ‘de geest van de coöperatie’ beschermen.

Het is dus niet aan hen om de aspecten van het dagelijkse (operationele) leven van de coöperatie uitvoerig te analyseren. Dat valt onder de bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de operationeel verantwoordelijken.

De belangrijkste taak van de Raad van bestuur is ervoor te zorgen dat de coöperatieve rechtspersoon Smart via haar bestuurlijke autoriteit, met name het afgevaardigd bestuur, haar plichten nakomt.

Die plichten kunnen worden ondergebracht in vier categorieën: 

1. Plicht tot transparantie: de keuzes moeten aan iedereen kunnen worden uiteengezet, nader toegelicht, verduidelijkt, in alle transparantie en vanuit een pedagogisch perspectief;
2. Plicht tot voorbeeldfunctie: de bestuurspraktijken moeten worden gekenmerkt door integriteit, eerbied en bescheidenheid;
3. Plicht tot samenhang: alle handelingen van de coöperatie moeten zorgen voor wederzijdse versterking en bijdragen aan het emanciperende politieke project van Smart; 
4. Plicht tot democratische aanspraken: de participatieve democratie is een ideaal; ze vraagt voortdurende inspanningen voor vervolmaking en invraagstelling. 

 Deze elementen worden formeel vastgelegd in het reglement van de Raad van bestuur.

Met het oog op meer stabiliteit en ervaring bij de RvB voorzien de statuten van de coöperatie in een gedeeltelijke vernieuwing van de Raad van bestuur. Meer in het bijzonder vermelden ze: elk jaar verkiest de algemene vergadering van vennoten afwisselend 4 of 5 bestuursleden op basis van het aantal in te vullen mandaten en met respect voor de samenstellingsbeginselen zoals beschreven in artikel 22 van deze statuten en de door het huishoudelijk reglement vastgelegde bepalingen.

De gedeeltelijke vernieuwing:

• zorgt voor een vlottere overgang tussen gevestigde en nieuwe bestuursleden;
• draagt bij tot de competentieontwikkeling van de nieuwe bestuursleden;
• biedt de gelegenheid om vrijgekomen posten omwille van ontslag weer verkiesbaar te stellen;
• zorgt ervoor dat vennoten geen vier jaar hoeven te wachten om zich kandidaat te stellen als een bepaald moment van de verkiezingen voor hen niet past (door andere engagementen of door de verkiesbaarheidsvoorwaarden).

Volgens de statuten van de coöperatie:

Wat de natuurlijke personen betreft, omvat de Raad van bestuur minstens 40 % vrouwelijke en 40 % mannelijke bestuursleden, op voorwaarde dat het aantal kandidaten dit toelaat.

Iedere Belgische of buitenlandse natuurlijke of rechtspersoon die voldoet aan de verkiesbaarheidscriteria die zijn beschreven in artikel 22bis van de statuten en die zijn vermeld in de onderstaande vragen, kan tot bestuurslid worden benoemd.

De vertegenwoordiging tussen de drie categorieën van vennoten is als volgt verdeeld:

• 3/5e van de bestuursleden wordt verkozen uit een lijst van kandidaten die behoren tot categorie A van het Aandelenregister;
• 2/5e van de bestuursleden wordt verkozen uit een lijst van kandidaten die behoren tot categorie B en/of C van het Aandelenregister.

Er bestaan twee manieren om bestuurslid te worden:

Verkozen worden tijdens de jaarlijkse algemene vergadering

Elk jaar zijn er 4 à 5 plaatsen in te vullen voor 4 jaar. Kandidaten dienen een kandidatuur in die vervolgens publiek wordt verspreid. De verkiezing vindt plaats tijdens de algemene vergadering in juni.

Door coöptatie

Het gebeurt wel eens dat bestuursleden ontslag nemen in de loop van hun mandaat of dat niet alle plaatsen na de verkiezingen werden ingevuld. Dan kan de Raad van bestuur voor maximaal één jaar nieuwe leden coöpteren, die door de volgende algemene vergadering goedgekeurd moeten worden.

Coöptatie is ook een manier om de Raad van bestuur te ontdekken en te "testen" hoe het eraan toegaat vóór de algemene vergadering haar goedkeuring geeft.

Alle vennoten van de structuur die aan de verkiesbaarheidscriteria voor hun categorie voldoen, kunnen zich verkiesbaar stellen:

Categorie A – Houders van een productie-eenheid

1. Vennoot van categorie A zijn (artikel 9 van de statuten).
2. Sinds minstens een jaar gebruikmaken van de diensten van de coöperatie.
3. Een “actieve gebruiker of gebruikster” zijn, hetzij 24 economische handelingen stellen (begrip gedefinieerd in het huishoudelijk reglement) of 48 werkdagen in de loop van de 24 maanden voorafgaand aan de datum waarop de kandidaatstelling voor de verkiezingen van de bestuursleden door de algemene vergadering wordt opengesteld.

Nota bene: houders van een productie-eenheid die hun activiteiten ontwikkelen in het kader van een contract van onbepaalde duur bij een entiteit van de groep Smart worden geacht automatisch aan deze voorwaarde te voldoen.

Categorie B – Vaste medewerkers

1. Vennoot van categorie B zijn (artikel 9 van de statuten).
2. Minstens één jaar anciënniteit hebben bij SmartCoop (arbeidsovereenkomst).

Categorie C – Externe partners

1. Vennoot van categorie C zijn (artikel 9 van de statuten) volgens de criteria zoals bepaald in deze tabel;
2. Actief instemmen met de doelstellingen van Smart;
3. Voor natuurlijke personen: actief zijn in de coöperatieve sector (in het kader van een persoonlijke investering of een beroepstraject: in loondienst of beheerder bij een coöperatie, lid van een coöperatie) buiten Smart;
4. Voor rechtspersonen: een sociaal oogmerk hebben dat overeenstemt met de doeleinden van SmartCoop.

De afgevaardigden van het personeel (verkozen voor de ondernemingsraad (OR) of voor het Comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW) mogen hun functie niet combineren met het mandaat van bestuurslid.

Meer informatie: de statuten (pdf) en het huishoudelijk reglement (pdf).

Door dit formulier in te vullen (voorstelling, categorieën, motivatie, verwachtingen, wensen, visie, enz.). Wie wil, mag zich ook kandidaat stellen via een video. We raden dat zelfs ten stelligste aan.

Nota bene: de kandidaturen worden overgemaakt aan de algemene vergadering die de bestuursleden bij geheime stemming en bij gewone meerderheid van de stemmen verkiest (een onthouding wordt niet beschouwd als een stem vóór of tegen een kandidatuur).

Zodra een kandidatuur wordt ingediend, wordt ze opgeslagen en online gepubliceerd zodat alle vennoten ze na de oproeping voor de algemene vergadering en bij het begin van de stemming kunnen raadplegen. In juni volgt er meer informatie.

Kandidaten voor de Raad van bestuur kunnen zich het hele jaar door kenbaar maken. Wie in de loop van het jaar interesse toont, kan niet alleen een vergadering van de Raad van bestuur komen bijwonen als waarnemer (zie verder), maar kan ook gecontacteerd worden om gecoöpteerd te worden als er mandaten zouden vrijkomen tijdens het jaar.

Eerst en vooral moet niet elk bestuurslid over alle competenties beschikken, maar de leden van de groep moeten elkaar aanvullen zodat de groep in evenwicht is. De RvB beschikt over een basistabel met competenties die de leden kunnen gebruiken om te bepalen waar ze staan, de competentie van de groep te evalueren en bestuursleden aan te wijzen die een referentie zijn voor bepaalde onderwerpen. 

• Begrijpen wat de opdracht/ rol en verantwoordelijkheden van de RvB zijn;
• Begrijpen van de wisselwerking tussen de instanties (wie van wie afhangt …), wie doet wat? 
• In staat zijn om de economische situatie van de onderneming te begrijpen;
• Het politieke project, de visie en de strategie van de onderneming kennen en begrijpen (de werking van een onderneming in de bredere zin van het woord zien, kennen en begrijpen (woordenschat enz.), ook om de specifieke eigenschappen van Smart beter te begrijpen);
• Vloeiend Frans begrijpen en spreken;
• Basiskennis hebben over collectieve intelligentie;
• Basiskennis hebben over coöperatief recht;
• Begrijpen hoe groepsdynamiek werkt en de tools aanleren die collectief worden gebruikt.

Smart organiseert vormingsmomenten die toegankelijk zijn voor alle vennoten en dus ook voor de bestuursleden: opleidingen, workshops Coöperatief leven, sessies over de tools.  

Daarnaast zijn er ook bij partners opleidingen beschikbaar (Saw-B of Febecoop bijvoorbeeld). Op aanvraag kunnen er specifieke opleidingen georganiseerd worden om te voldoen aan specifieke behoeften. Jaarlijks wordt er voor de nieuwe bestuursleden ook een opleiding voorzien.   

Het is ook mogelijk om in te zetten op peer-to-peerbegeleiding of een meter- of petersysteem. 

De vennootschap ziet erop toe dat de bestuursleden op tijd uitvoerige en nauwkeurige informatie ontvangen. De bestuursleden kunnen voldoende tijd vrijmaken om die informatie grondig te bestuderen zodat ze een goed inzicht hebben in de belangrijkste activiteiten van de vennootschap.

De bestuursleden zijn bereid om minstens beschikbaar te zijn voor het bijwonen en voorbereiden van elk van de volgende vergaderingen:

- 7 tot 8 vergaderingen van de Raad van bestuur per jaar, waarvan een deel online.

- 1 algemene vergadering per jaar.

- 2 seminaries per jaar, waaronder 1 seminarie van 2 dagen.

- een onthaalmoment voor de nieuwe leden van de RvB.

Door de voorwaarden voor hun benoeming te aanvaarden, bevestigen de bestuursleden hun effectieve beschikbaarheid om aan deze verwachtingen te voldoen. De verbintenissen of omstandigheden die op lange termijn een negatieve invloed kunnen hebben op de tijd die nodig is om de functie van bestuurslid uit te oefenen moeten aan de voorzitter van de Raad van bestuur worden meegedeeld.

Als bestuursleden niet aanwezig kunnen zijn voor een vergadering van de Raad van bestuur, moeten ze de voorzitter van de Raad van bestuur minstens 24 uur op voorhand op de hoogte brengen.

Bovendien kunnen ze naar eigen goeddunken en afhankelijk van hun beschikbaarheid andere vergaderingen bijwonen waarvoor eventueel de aanwezigheid van een bestuurslid is vereist (commissies, comités, enz.).

De RvB is Franstalig. Frans kunnen lezen en begrijpen is absoluut noodzakelijk. Bestuursleden mogen zich ook in het Engels uitdrukken. We beseffen dat dit een obstakel kan zijn voor Nederlandstalige vennoten om zich kandidaat te stellen en willen daar gaandeweg verandering in brengen.

Met haar beslissing van 13 april en 15 juni 2017 stelde het Werkloosheidsbureau Brussel dat als de activiteit van de bestuursleden zich beperkt tot de vergaderingen van de raad van bestuur, en als het voorzienbare aantal van die vergaderingen niet hoger ligt dan een tiental per jaar, de bestuursleden hun functie mogen cumuleren met een werkloosheidsuitkering. 

Als bestuursleden in die hoedanigheid dus een activiteit toevertrouwd krijgen die buiten dat kader valt, is het mogelijk dat ze een ontvangen werkloosheidsuitkering moeten terugbetalen en kunnen ze een sanctie krijgen van de RVA.