Een melding moet betrekking hebben op feiten die zich in een private organisatie hebben afgespeeld en waarvan de kennisneming in een beroepsmatige context heeft plaatsgevonden. De wet maakt een onderscheid tussen interne en externe meldingen.

• Een interne melding is een melding binnen de onderneming.
• Een externe melding is de mondelinge of schriftelijke mededeling van informatie over schendingen aan de federale coördinator of de bevoegde autoriteiten.

Elke melding die aan Smart wordt overgemaakt, valt onder de categorie van interne meldingen.

Worden niet als een melding beschouwd:

• Een melding die uitsluitend op jouw situatie of persoonlijk belang betrekking heeft en bijgevolg geen bedreiging vormt voor of geen afbreuk doet aan het algemeen belang;
• Een melding in verband met pesterijen of geweld op de werkplek. Dergelijke feiten moeten worden gesignaleerd aan de vertrouwenspersoon of aan een preventieadviseur;
• Een melding inzake discriminatie of racisme. Dergelijke feiten moeten worden gemeld aan Unia;
• Een melding met betrekking tot politiezaken. Deze moeten worden gesignaleerd aan het Comité P;
• Een melding met betrekking tot feiten die verband houden met de inlichtingen- en veiligheidsdiensten. Die moeten gesignaleerd worden aan het Comité R.

Iedere werknemer in de particuliere sector die informatie heeft over schendingen in een professionele context kan die info melden. Werknemers worden gedefinieerd als:

• werknemers, inclusief ambtenaren, die in het kader van hun beroepsactiviteit een inbreuk in een private onderneming ontdekken;
• zelfstandigen;
• aandeelhouders, leden van het bestuurs-, leidinggevende of toezichthoudende orgaan van een vennootschap, met inbegrip van niet-uitvoerende leden;
• vrijwilligers en stagiairs, betaald of onbetaald;
• contractanten, onderaannemers en leveranciers;
• voormalige werknemers;
• toekomstige werknemers (voor informatie verkregen tijdens het aanwervingsproces of andere precontractuele onderhandelingen).

Niet enkel de klokkenluiders worden beschermd, maar ook degenen die als facilitator optreden, hun collega's of familieleden, of de bedrijven waarvan ze eigenaar zijn of waarvoor zij werken.

Een facilitator is elke natuurlijke persoon die een melder tijdens de meldingsprocedure bijstaat en wiens hulp vertrouwelijk moet zijn.

Het is de federale coördinator die zorgt voor de bescherming van de betrokken personen.

Elke klokkenluider die zich slachtoffer voelt of met represailles wordt bedreigd, kan een met redenen gemotiveerde klacht indienen bij de federale coördinator, die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart.
Meer informatie: Bescherming tegen vergeldingsmaatregelen.

Om de door de wet geboden bescherming te genieten, moeten klokkenluiders aan de volgende voorwaarden voldoen:

• te goeder trouw hebben gehandeld,
• redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van de melding waar was,
• de wettelijk voorgeschreven meldingsprocedure hebben gevolgd.

Klokkenluiders zijn niet beschermd als de melding gebaseerd is op valse informatie of op informatie die is verkregen als gevolg van een misdrijf.

Klokkenluiders die anoniem informatie hebben gemeld, komen de facto niet in aanmerking voor bescherming.

Overeenkomstig de wet heeft binnen Smart alleen de meldingsbeheerder toegang tot de persoonsgegevens in verband met de melding. De voor de ontvangst van meldingen opgezette kanalen worden ontworpen, opgezet en beheerd op een veilige manier die de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van de eventueel vermelde derde partij waarborgt.

Deze vertrouwelijkheidsmaatregelen gelden zowel voor de klokkenluider als voor eenieder die bij de melding betrokken is.

Uitzondering: in geval van een gerechtelijk onderzoek kan de bevoegde autoriteit zich genoodzaakt zien de identiteit van de melder mee te delen; die zal daarvan vooraf op de hoogte worden gebracht.

Een "betrokkene" is iedere natuurlijke of rechtspersoon die in de melding of openbaarmaking wordt genoemd als de persoon aan wie de inbreuk wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht.

Deze vertrouwelijkheidsmaatregelen gelden zowel voor de klokkenluider als voor eenieder die bij de melding betrokken is.

De bevoegde autoriteiten zien erop toe dat de identiteit van de betrokken personen wordt beschermd zolang het onderzoek naar aanleiding van de melding of de openbaarmaking loopt.

Personen die inbreuken willen melden, kunnen gebruikmaken van het meldingskanaal van Smart: dat is een interne melding. Zij kunnen de inbreuk ook rechtstreeks melden aan de bevoegde autoriteit of aan de federale coördinator: dat is een externe melding.

De wet staat anonieme meldingen toe, d.w.z. meldingen waarbij niemand, zelfs niet de meldingsbeheerder, de identiteit van de melder kent.

Door zijn aard impliceert een anonieme melding dat de melder niet kan worden beschermd. Ook over de opvolging van de melding kan die persoon niets worden meegedeeld.

Smart beschikt over twee formulieren kanalen om een melding te doen. Zo kan de melding gebeuren via:

• Een anoniem online meldingsformulier
• Een gepersonaliseerd online meldingsformulier

Als de melding niet anoniem is, zijn de volgende persoonlijke gegevens vereist: naam, voornaam, postadres, telefoon en e-mailadres. Die informatie is nodig om met de melder contact op te nemen voor eventuele bijkomende informatie en om de follow-up en het eindresultaat van de melding mee te delen overeenkomstig de wet.

Indien deze informatie niet volledig of onjuist is, wordt de melding als anoniem beschouwd.

Elke remedie in geval van represailles moet worden ingesteld bij de Arbeidsrechtbank overeenkomstig artikel 578 van het Gerechtelijk Wetboek.

Zowel in het geval van een interne als een externe melding of openbaarmaking ziet het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens erop toe dat de ondersteunende maatregelen worden toegepast. Het instituut vormt het centrale informatiepunt voor de bescherming van klokkenluiders.

Een melding of openbaarmaking verricht conform de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector vormt geen zware fout, bedrog of gewoonlijk lichte fout die aanleiding kan geven tot burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de werknemer, ongeacht de motivatie van de werknemer.

Dit is op voorwaarde dat de melder redelijke gronden had om aan te nemen dat de melding of openbaarmaking van dergelijke informatie noodzakelijk was om een schending krachtens deze wet aan het licht te brengen. Onder dezelfde voorwaarden kunnen tegen deze personen geen burgerrechtelijke, strafrechtelijke of disciplinaire maatregelen worden genomen, noch enige professionele sanctie worden opgelegd, omwille van deze melding of openbaarmaking.

• Federale coördinator
  Het federaal parlement heeft aan de federale ombudsman de rol van federale coördinator voor externe meldingen toevertrouwd. De rol van de federale coördinator bestaat erin de meldingsprocedure voor klokkenluiders te faciliteren. De federale coördinator is verantwoordelijk voor het ontvangen van externe meldingen van schendingen, het onderzoeken van de ontvankelijkheid ervan en het bestaan van een redelijk vermoeden dat de gemelde schending heeft plaatsgevonden en, indien dat het geval is, het doorsturen van de melding naar de bevoegde autoriteit voor verder onderzoek.
  Website van de federale coördinator: de Federale ombudsman.
• Het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens
  Het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens streeft naar een samenleving waarin de mensenrechten van alle mensen gelijkelijk worden gerespecteerd.
  Contactgegevens: FIDM-IFDH.