De Raad van bestuur is de belangrijkste instantie van de coöperatieve vennootschap SmartCoop. Hij wordt als collegiaal orgaan verkozen door de vennoten en beheert de vennootschap in hun naam.

De Raad pakt de grote uitdagingen van het bestuur van SmartCoop aan, maar biedt als Raad van bestuur ook hulp aan het management.

• Isabelle Azaïs  - lid
• Pierre D’haenens - lid
• Farah El Hour - lid
• Frédéric Guarentio – lid
• Yan-Pierre le Luyer - lid
• Anthea Missy - lid
• Luis Pôlet – lid
• Rosa Rochman - lid
• Hugo Vandendriessche - lid
• Pierre Vreven - lid
• Maxime Dechesne - voorzitter van de Raad van bestuur
• Anne-Laure Desgris – vaste medewerker
• Amaury Haegeman - vaste medewerker
  
• Marie-Françoise Wirix - partner
• Françoise Kemajou (Pour la Solidarité) - partner
  

Daarnaast zijn er bij elke vergadering van de huidige Raad van bestuur twee vertegenwoordigers van de ondernemingsraad (OR) met adviserende bevoegdheid aanwezig.

Overeenkomstig de referentieteksten: 

• De wet (en in België in het bijzonder het WVV – Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen) geeft het kader aan waarbinnen de bestuursleden optreden. Er kan niet buiten dit kader worden gehandeld zonder dat dit burgerrechtelijke en/of strafrechtelijke gevolgen heeft. 
• De statuten van de coöperatie beschrijven de specifieke kenmerken die van toepassing zijn op de structuur binnen het door de wet vastgelegde kader. Hierdoor kan de structuur bepaalde wettelijke voorschriften nader toelichten, rekening houdend met haar eigen individuele situatie. De wijziging van de statuten valt onder de bevoegdheid van de algemene vergadering. Tijdens de algemene vergadering 2022 wordt een nieuwe wijziging voorgesteld.
  De statuten (pdf)
• In het huishoudelijk reglement van de Raad van bestuur wordt de praktische werking van de raad beschreven (aanvaarding van vennoten, vertegenwoordiging van de categorieën van vennoten …).  Het is een intern document dat door de Raad van bestuur wordt opgesteld en ook kan worden gewijzigd. In het huishoudelijk reglement worden verschillende procedures beschreven wat betreft de vennoten (intekening op aandelen, erkenning als vennoot, aansluiting per vergissing, ontslag) en de Raad van bestuur (samenstelling en verkiezingsprocedure van de RvB, bevoegdheid om in het kader van de algemene vergadering een stemming op afstand te organiseren). Het huishoudelijk reglement heeft als doel om bepaalde procedures op een eenvoudige, flexibele manier te kunnen vastleggen en aanpassen (zonder ze eerst aan de algemene vergadering te moeten voorleggen). 
  Huishoudelijk reglement (pdf).

Het WVV beschrijft dus het wettelijke kader; de statuten beschrijven de specifieke kenmerken die verband houden met SmartCoop; en het huishoudelijk reglement beschrijft bepaalde praktische werkmethoden.

Concreet:
In grote lijnen kunnen we drie functies onderscheiden in een onderneming: de bepaling van de strategie, de operationele uitvoering ervan, en de evaluatie/effectbeoordeling van de uitvoering op de omgeving. 

Traditioneel ligt de verantwoordelijkheid voor de operationele uitvoering binnen structuren met de omvang van Smart bij de vaste medewerkers. De Raad van bestuur richt zich op de bepaling van de strategie en de evaluatie van de uitvoering ervan. 

Daarnaast hebben we bij Smart de innovatieve keuze gemaakt om een belangrijkere rol te geven aan onze hele gemeenschap om het strategische project te definiëren of actie te ondernemen om collectieve oplossingen te vinden, meer bepaald door het participatief proces Smart in Progress (SIP) en de SmartLabs. De onderlinge samenhang en de plaats van de Raad van bestuur bij dit innovatieve proces moeten dus – naast de meer traditionele functies – opnieuw worden bepaald. 

Er zijn zes actielijnen geïdentificeerd:  

1. Toezien op de naleving van de wettelijke en statutaire bepalingen;
2. De participatieve processen stimuleren, bepalen, mee vorm geven, begeleiden en voltooien, en de strategie bepalen;
3. De effecten van de uitvoering van de strategie beoordelen;
4. De algemene directie benoemen, naar haar luisteren, haar helpen en ondersteunen;
5. De grote strategische lijnen voor het personeelsbeleid vastleggen;
6. Beslissingen nemen over thema’s die een invloed kunnen hebben op het economisch model van de coöperatie.

De bestuursleden moeten bij hun opdrachten dus bijdragen tot de uitwerking van een algemene strategie voor de coöperatie die zich nadien zal vertalen in alle aspecten van het leven van de coöperatie. Daarbij moeten ze erover waken dat de coöperatieve beginselen worden nageleefd. De bestuursleden moeten ‘de geest van de coöperatie’ beschermen.

Hun rol bestaat er dus niet in de aspecten van het dagelijkse (operationele) leven van de coöperatie uitvoerig te analyseren. Dat valt onder de bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de operationeel verantwoordelijken.

De belangrijkste taak van de Raad van bestuur is ervoor te zorgen dat de coöperatieve rechtspersoon Smart via haar bestuurlijke autoriteit, met name het afgevaardigd bestuur, haar plichten nakomt

Deze plichten kunnen worden ondergebracht in vier categorieën: 

1. Plicht tot transparantie: de keuzes moeten aan iedereen kunnen worden uiteengezet, nader toegelicht, verduidelijkt, in alle transparantie en vanuit een pedagogisch perspectief;
2. Plicht tot voorbeeldfunctie: de bestuurspraktijken moeten worden gekenmerkt door integriteit, eerbied en bescheidenheid;
3. Plicht tot samenhang: alle handelingen van de coöperatie moeten zorgen voor wederzijdse versterking en bijdragen aan het emanciperende politieke project van Smart; 
4. Plicht tot democratische aanspraken: de participatieve democratie is een ideaal; ze vraagt voortdurende inspanningen voor vervolmaking en invraagstelling. 

 Deze elementen worden formeel vastgelegd in een bestuurderscontract.

SmartCoop is de laatste jaren geëvolueerd en de oprichting van de coöperatie heeft een aantal projecten met zich meegebracht. In de eerste mandaatperiode was de Raad van bestuur dus gericht op het vinden van een evenwicht tussen het leerproces en de oprichting van een nieuwe instantie, evenals het opvolgen van de lopende werkzaamheden en het aanpassen van de omvang van het project.

Bij het invoeren van die nieuwe bestuurswijze kwamen een aantal punten voor verbetering naar boven die leidden tot meer transparantie en participatie. Geleidelijk aan werd ook steeds duidelijker wie wat doet. De continuïteit van het proces Smart in Progress is van essentieel belang, als een waar doorgeefluik naar de algemene vergadering, waarbij ook de interactie met de Raad van bestuur aan de orde wordt gesteld. Smart heeft een breed maatschappelijk doel en de Raad van bestuur heeft de uitvoering ervan actief geëvalueerd. Er waren aanzienlijke inspanningen nodig om zich de financiën en strategieën van Smart eigen te maken en ze inzichtelijk te maken (met name de internationale ontwikkeling).

Sinds juni 2021 is de nieuwe Raad van bestuur erin geslaagd om zijn werking te bepalen en zich de voorbije en actuele dossiers eigen te maken. In juni 2022 kwamen er nieuwe bestuursleden bij die zich de collectieve werking eigen maakten.

Na een snelle start in 2021 werden de dossiers rond het ondersteuningsplan voor Smart in Frankrijk, het budget 2022 en de opvolging van de Europese investeringen geanalyseerd en besproken. Bovendien moesten ook de prioritaire projecten, het diversiteitsplan, en de evaluatie van Smart in Progress worden opgevolgd.

Daarnaast werden ook bepaalde documenten herzien: statuten, gebruiksovereenkomst ...

In 2022 werden bepaalde projecten verder opgevolgd, de strategie werd verduidelijkt en de investeringen van Smart in de third places en de Europese landen werden voortgezet, met het oog op een betere aanpak van de wijzigingen die nodig zijn voor de diensten aan de leden.

Ten slotte evolueren zowel het bestuur van Smart als de processen en participatiemogelijkheden constant. Het is niet de bedoeling dat we “evolueren om te evolueren”, maar om nog verder te gaan in de hervorming van de participatiemogelijkheden, de relaties menselijker te blijven maken, de samenwerking tussen collega’s te stimuleren, en het project te delen en samen uit te dragen. Een coöperatie is een project waar constant aan gewerkt wordt. De Raad van bestuur is een belangrijke drijfkracht achter de evolutie van het bestuur van Smart in België, de plaats van de vennoten van categorie B en C, nieuwe voorstellen om in te zetten op meer participatie, zoals de SmartLabs.

De Raad van bestuur speelt een belangrijke rol in de uitvoering van die ontwikkeling en zal dus blijven doorwerken aan de vermelde projecten, met de strategie 2025 op kop.

Bij het bestuur van SmartCoop zijn de vennoten onderverdeeld in drie categorieën:

• Categorie A: loontrekkende ondernemers, hetzij alle werknemers van Smart die een economische activiteit uitoefenen via de “Smart-tools”, die hun ter beschikking worden gesteld door de Vennootschap Smart.
• Categorie B: leden van het vaste personeel die ervoor gekozen hebben om lid te worden van de vennootschap. Met andere woorden, alle werknemers van Smart die zijn aangeworven met een contract van onbepaalde duur, die ter ondersteuning van de loontrekkend ondernemers werken en wier loon niet hoofdzakelijk wordt gefinancierd door de opbrengsten van een economische activiteit die via de “Smart-tools” is ontwikkeld.
• Categorie C: externe partners, fysieke of rechtspersonen, die de doelstellingen van Smart onderschrijven.

De algemene vergadering van juni 2020 keurde een statutaire wijziging goed over een nieuwe verdeling van de vennotencategorieën van SmartCoop. De oorspronkelijke categorie B (met leden van het vaste personeel, partners, opdrachtgevers enz.) werd in twee categorieën opgesplitst.

Het doel: alle stakeholders van het project Smart beter identificeren door specifiek erkenning te bieden aan zowel de leden van het vaste personeel (categorie B) als de externe partners (categorie C).

De plaats van de verschillende stakeholders in het bestuur van Smart wordt ook in vraag gesteld in het licht van de ambities en de manier van werken van de voorbije jaren. De algemene vergadering van juni 2022 gaat door op die evolutie, meer bepaald door de toegangsvoorwaarden voor het lidmaatschap van de vennoten van categorie B te wijzigen.

Wat de natuurlijke personen betreft, omvat de Raad van bestuur minstens 40 % vrouwelijke en 40 % mannelijke bestuursleden, op voorwaarde dat het aantal kandidaten dit toelaat.

Iedere Belgische of buitenlandse natuurlijke of rechtspersoon die voldoet aan de verkiesbaarheidscriteria die zijn beschreven in artikel 22bis van de statuten en die zijn vermeld in de onderstaande vragen, kan tot bestuurslid worden benoemd.

De vertegenwoordiging tussen de drie categorieën van vennoten is als volgt verdeeld:

• 3/5e van de bestuursleden wordt verkozen uit een lijst van kandidaten die behoren tot categorie A van het Aandelenregister;
• 2/5e van de bestuursleden wordt verkozen uit een lijst van kandidaten die behoren tot categorie B en/of C van het Aandelenregister.

Alle vennoten van de structuur die aan de verkiesbaarheidscriteria voor hun categorie voldoen, kunnen zich verkiesbaar stellen:

Categorie A – Loontrekkende ondernemers

1. Een vennoot van categorie A zijn (artikel 9 van de statuten).
2. Sinds minstens een jaar gebruikmaken van de diensten van de coöperatie.
3. Een “actieve gebruiker of gebruikster” zijn, hetzij 24 economische handelingen stellen (begrip gedefinieerd in het huishoudelijk reglement en het Gebruiksreglement in artikel 15) of 48 werkdagen in de loop van de 24 maanden voorafgaand aan de datum waarop de kandidaatstelling voor de verkiezingen van de bestuursleden door de algemene vergadering wordt opengesteld.

Nota bene: Loontrekkende ondernemers die hun activiteiten ontwikkelen in het kader van een contract van onbepaalde duur bij een entiteit van de groep Smart worden geacht automatisch aan deze voorwaarde te voldoen.

Categorie B – Leden van het vaste personeel

1. Een vennoot van categorie B zijn (artikel 9 van de statuten).
2. Een anciënniteit van minstens één jaar hebben binnen SmartCoop (arbeidsovereenkomst).

Categorie C – Externe partners

1. Een vennoot van categorie C zijn (artikel 9 van de statuten).
2. De door de groep Smart beoogde doeleinden onderschrijven
3. Voor natuurlijke personen: actief zijn in de coöperatieve sector (in het kader van een persoonlijke investering of een beroepstraject: in loondienst of beheerder bij een coöperatie, lid van een coöperatie) buiten Smart;
4. Voor rechtspersonen: een sociaal oogmerk hebben dat overeenstemt met de door SmartCoop beoogde doeleinden.

De afgevaardigden van het personeel (verkozen voor de ondernemingsraad (OR) of voor het Comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW) mogen hun functie niet combineren met het mandaat van bestuurslid.

Voor meer informatie: de statuten (pdf) en het huishoudelijk reglement (pdf).

Wie zich kandidaat wil stellen, kan dit formulier invullen met de nodige informatie (voorstelling, categorieën, motivatie, verwachtingen, wensen, visie, enz.). Wie wil, mag zich ook kandidaat stellen via een video. We raden dat zelfs ten stelligste aan.

Nota bene: de kandidaturen worden overgemaakt aan de algemene vergadering die de bestuursleden bij geheime stemming en bij gewone meerderheid van de stemmen verkiest (een onthouding wordt niet beschouwd als een stem vóór of tegen een kandidatuur).

Zodra een kandidatuur werd ingediend, wordt ze opgeslagen en online gepubliceerd zodat alle vennoten ze na de oproeping voor de algemene vergadering en bij het begin van de stemming kunnen raadplegen. In juni volgt er meer informatie.

Formulier: https://smartbe.be/nl/verkiezing-van-de-raad-van-bestuur-van-smartcoop-2023-2/

De uitdaging is om voor het verwachte werk de geschikte personen te engageren. Het is de bedoeling dat de uittredende bestuursleden dankzij deze vernieuwing een nieuw mandaat kunnen opnemen, en dat er tegelijkertijd nieuwe personen verkozen worden. Met deze samenstelling worden zowel de continuïteit als overdracht bevorderd. Bij aanvang van het mandaat is een periode voor inbreng, integratie en opleiding gepland. De Raad van bestuur blijft ruimte bieden om bij te leren.

Niet iedereen moet over alle competenties beschikken, dat is net de rijkdom van de RvB. Competenties kunnen verworven worden door ze over te dragen, ze aan te leren tijdens een opleiding of lezing, door samen te werken met iemand of door informele gesprekken …
De competenties die nuttig zijn voor de RvB:

• Begrijpen wat de opdracht/ rol en verantwoordelijkheden van de RvB zijn 
• Begrijpen van de wisselwerking tussen de instanties (wie van wie afhangt …), wie doet wat? 
• In staat zijn om de economische situatie van de onderneming te begrijpen 
• Het politieke project, de visie en de strategie van de onderneming kennen en begrijpen (de werking van een onderneming in de bredere zin van het woord zien, kennen en begrijpen (woordenschat enz.), ook om de specifieke eigenschappen van Smart beter te begrijpen) 
• Basiskennis hebben over collectieve intelligentie 

• Basiskennis hebben over coöperatief recht 
• Begrijpen hoe groepsdynamiek werkt en de tools aanleren die collectief worden gebruikt.

De vennootschap ziet erop toe dat de bestuursleden op tijd uitvoerige en nauwkeurige informatie ontvangen. De bestuursleden zien erop toe dat ze voldoende tijd vrijmaken om die informatie grondig te bestuderen zodat ze een goed inzicht hebben in de belangrijkste activiteiten van de vennootschap.

De bestuursleden zijn bereid om minstens beschikbaar te zijn voor het bijwonen en voorbereiden van elk van de volgende vergaderingen:

- 7 tot 8 vergaderingen van de Raad van bestuur per jaar, waarvan een deel online.

- 1 algemene vergadering per jaar.

- 2 seminars per jaar, waarvan 1 seminar van 2 dagen.

- een onthaalmoment voor de nieuwe leden van de RvB.

Door de voorwaarden voor hun benoeming te aanvaarden, bevestigen de bestuursleden hun effectieve beschikbaarheid om aan deze verwachtingen te voldoen. De verbintenissen of omstandigheden die op lange termijn een negatieve invloed kunnen hebben op de tijd die nodig is om de functie van bestuurslid uit te oefenen moeten aan de voorzitter van de Raad van bestuur worden meegedeeld.

Als bestuursleden niet aanwezig kunnen zijn voor een vergadering van de Raad van bestuur, moeten ze de voorzitter van de Raad van bestuur minstens 24 uur op voorhand op de hoogte brengen.

Bovendien kunnen ze naar eigen goeddunken en afhankelijk van hun beschikbaarheid andere vergaderingen bijwonen waarvoor eventueel de aanwezigheid van een bestuurslid is vereist (commissies, comités, enz.).

Het mandaat als bestuurslid van SmartCoop wordt niet vergoed.