Selon les textes de référence:

• La loi (et en Belgique en particulier le CSA – Code des Sociétés et Associations) décrit le cadre dans lequel les administrateurs·trices agissent. Ce cadre ne peut pas être dépassé sans conséquences civiles et/ou pénales.
• Les statuts de la coopérative décrivent les spécificités applicables à la structure dans le cadre prédéfini par la loi. Ceci permet à la structure de préciser certaines dispositions légales en tenant compte de sa situation individuelle. La modification des statuts relève de la compétence de l’assemblée générale.
  Les statuts (pdf).
• Le ROI (Règlement d’Ordre Intérieur) du conseil d’administration définit sa façon pratique de fonctionner (acceptation des sociétaires, représentation des catégories de sociétaires…). C’est un document interne qui est établi par le conseil d’administration et qui peut être modifié par lui. Le ROI est un outil qui détaille diverses procédures, notamment en ce qui concerne le sociétariat (souscription de parts, agrément en qualité de sociétaire, affiliation par erreur, démission) et le conseil d’administration (composition et procédure d’élection du CA, pouvoir d’organiser un vote à distance dans le cadre de l’assemblée générale). L’objectif de ce ROI étant de pouvoir définir et modifier certaines procédures de manière simple et flexible (sans formalisme trop contraignant).
  Le Règlement d’Ordre Intérieur (ROI, pdf).

Le CSA décrit donc le cadre légal; les statuts, les spécificités liées à SmartCoop; et le ROI, certaines modalités pratiques de fonctionnement.

Concrètement:
On peut schématiquement distinguer trois fonctions dans une entreprise : la définition de la stratégie, sa mise en œuvre opérationnelle et l’évaluation / mesure de l’impact de cette mise en œuvre sur l’environnement.

Traditionnellement, dans des structures de la taille de Smart, c’est à l’équipe mutualisée de la structure que revient la mise en place opérationnelle. Le conseil d’administration se concentrant sur la définition de la stratégie et sur l’évaluation de sa mise en œuvre.

Or, chez Smart nous avons fait le choix, innovant, de confier un rôle bien plus grand à l’ensemble de la communauté dans la définition du projet stratégique ou dans le passage à l’action pour trouver des solutions collectives, notamment via le processus participatif «Smart in Progress» (SIP) et les SmartLabs. Il convient donc de redéfinir l’articulation et la place du conseil d’administration dans ce processus innovant, en plus d’autres fonctions plus traditionnelles.

Six axes d’action sont identifiés:

1. Veille au respect légal et statutaire;
2. Impulse, définit, participe, encadre et finalise le(s) processus participatif(s) et la définition de la stratégie;
3. Évalue l’impact de la mise en œuvre de la stratégie;
4. Nomme, écoute, appuie, soutient la direction générale;
5. Définit les grandes lignes stratégiques de la politique de ressources humaines;
6. Prend des décisions sur des sujets susceptibles d’impacter le modèle économique de la coopérative.

L’administrateur·trice doit donc, au travers de ses missions, participer à l’élaboration d’une stratégie globale pour la coopérative qui se décline ensuite dans tous les aspects de la vie de la coopérative, tout en veillant au respect des principes coopératifs. L’administrateur·trice doit agir comme «gardien·ne de l’esprit de la coopérative».

Le rôle de l’administrateur·trice ne consiste donc pas en l’analyse détaillée des aspects de la vie quotidienne de la coopérative (l’opérationnel), celle-ci relevant de la compétence et de la responsabilité des responsables opérationnels.

Le rôle essentiel du conseil d’administration est de garantir que la personne morale coopérative Smart, au travers de son autorité de conduite qu’est l’administration déléguée, respecte ses devoirs.

Ces devoirs peuvent être ramenés au nombre de quatre:

1. Devoir de transparence: les choix doivent pouvoir être exposés, explicités, expliqués à tou·tes, en toute transparence, et dans une logique pédagogique;
2. Devoir d’exemplarité: les pratiques managériales doivent notamment se caractériser par l’intégrité, le respect et l’humilité;
3. Devoir de cohérence: tous les actes de la coopérative doivent pouvoir se conforter mutuellement et nourrir le projet politique émancipateur de Smart;
4. Devoir d’exigence démocratique: la démocratie participative est un idéal; elle exige un effort de perfectibilité et de questionnement qui doit être mené en permanence.

Ces éléments sont formalisés dans un contrat d’administrateur·trice.

En vue de favoriser une plus grande stabilité et expérience du CA, les statuts de la coopérative prévoient un renouvellement partiel du conseil d’administration. Plus précisément, il est stipulé que chaque année, l’assemblée générale des sociétaires élit en alternance 4 ou 5 administrateur·trices, en fonction du nombre de mandats à pourvoir et dans le respect des principes de répartition inscrits à l’article 22 des présents statuts et des modalités fixées par le ROI [Règlement d'Ordre Intérieur].

Le renouvellement partiel:

• permet une transmission plus adéquate entre ancien·nes et nouveaux·elles administrateur·rices;
• garantit une montée en compétences des nouvelles personnes;
• permet de proposer à l’élection des postes qui sont laissés vacants suite à des démissions;
• enfin, pour vous, sociétaire, si ce n’est pas le moment de se présenter cette année (par vos autres engagements ou par vos conditions d’éligibilité), il n’est pas nécessaire d’attendre quatre ans pour se reposer la question...

Dans la gouvernance de SmartCoop, les associé·es sont réparti·es en trois catégories:

• Catégorie A: entrepreneur·es-salarié·es, soit tou·tes les travailleur·euses du groupe Smart qui poursuivent une activité économique via les «outils Smart» qui sont mis à leur disposition par la Société ou le groupe Smart.
• Catégorie B: travailleur·euses de l’équipe mutualisée qui ont choisi de participer au sociétariat de la société, c’est-à-dire tou·tes les travailleurs·euses du groupe Smart qui sont engagé·es dans le cadre d’un CDI, qui travaillent en support des entrepreneur·es-salarié·es et dont le salaire n'est pas majoritairement financé par les produits d'une activité économique développée via les « outils Smart ».
• Catégorie C: partenaires externes, personnes physiques ou morales, rejoignant les finalités de Smart.

Selon les statuts de la coopérative :

Concernant les personnes physiques, le conseil d’administration sera composé a minima de 40% d’administratrices de sexe féminin et 40% d’administrateurs de sexe masculin, à condition qu’un nombre suffisant de candidat·es le permette.

Toute personne physique ou morale belge ou étrangère répondant aux critères d’éligibilité, décrits dans l'article 22bis des statuts (pdf) et repris dans les questions ci-dessous, peut être nommée administrateur·trice.

Une répartition de représentation est prévue entre les trois catégories de sociétaires de la manière suivante:

• 3/5ème des administratrices et administrateurs sont élu·es sur base d’une liste de candidat·es répertoriés dans la catégorie A du registre des parts sociales;
• 2/5ème des administratrices et administrateurs sont élu·es sur base d’une liste de candidat·es répertoriés dans les catégories B et/ou C du registre des parts sociales.

Tou·tes les associé·es de la structure qui respectent les critères d’éligibilité propres à sa catégorie peuvent être éligibles:

Catégorie A – Entrepreneur·es-salarié·es

1. Être un·e sociétaire de la catégorie A (article 9 des statuts);
2. Utiliser les services de la coopérative depuis au moins un an;
3. Être un “utilisateur actif” ou une “utilisatrice active” soit accomplir 24 actes économiques (notion définie dans le ROI et le Règlement d’usage définis à l’article 15) ou 48 jours de travail au cours des 24 mois qui précèdent la date d’ouverture des candidatures aux élections des administrateur·trices par l’Assemblée générale.

Nota Bene: Les entrepreneur·es salarié·es qui développent leur activité dans le cadre d’un CDI avec une des entités du groupe Smart sont réputé·es remplir automatiquement cette condition.

Catégorie B – Travailleur·euses de l’équipe mutualisée

1. Être un·e sociétaire de catégorie B (article 9 des statuts);
2. Avoir une ancienneté d’au moins un an au sein de SmartCoop (contrat de travail).

Catégorie C – Partenaires externes

1. Être un·e sociétaire de la catégorie C (article 9 des statuts);
2. Adhérer activement aux finalités poursuivies par le groupe Smart:
3. Pour les personnes physiques: être active dans le secteur coopératif (au titre d’un investissement personnel ou d’un parcours professionnel: salarié·e ou gérant·e d’une coopérative, membre d’une coopérative) en dehors de Smart;
4. Pour les personnes morales: avoir une finalité sociale qui correspond aux finalités poursuivies par SmartCoop.

Les représentant·es du personnel (élu·es au conseil d’entreprise (CE) ou au Comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT) ne peuvent cumuler leurs fonctions avec un mandat d’administrateur·trice.

Pour en savoir plus, les statuts (pdf) et le Règlement d’Ordre Intérieur (ROI, pdf).

Pour candidater, remplissez ce formulaire et déposez les informations nécessaires (présentation, catégories, motivations, attentes, envies, vision collective…), et vous pouvez candidater en vidéo si vous le souhaitez (nous vous le conseillons même vivement).

Nota Bene: les candidatures sont soumises à l’assemblée générale, lors d’un scrutin secret, l’élection se fait à la majorité simple des voix (une abstention ne sera pas considérée comme un vote en faveur ou contre une candidature).

Une fois la candidature déposée, elle sera enregistrée pour permettre sa mise en ligne auprès de tou·tes les sociétaires lors des convocations d’AG et d’ouverture des votes. Vous serez aussi contacté·es en juin pour plus d’informations.

Formulaire: https://smartbe.be/fr/elections-du-conseil-dadministration-smartcoop-2024/

Les compétences utiles en CA:

• comprendre la mission / rôle et les responsabilités du CA
• comprendre l’articulation des instances (ce qui dépend de soi, des autres…), qui fait quoi?
• être capable de comprendre la situation économique de l’entreprise
• connaître et comprendre le projet politique, la vision et la stratégie de l’entreprise (voire, connaître et comprendre le fonctionnement d’une entreprise de manière plus large - vocabulaire, etc., aussi pour mieux comprendre les spécificités de Smart)
• avoir des bases en intelligence collective
• avoir des bases en droit coopératif
• comprendre, acquérir les codes de la dynamique du groupe - et les outils qu’on utilise collectivement.

Tout le monde ne doit pas avoir toutes les compétences, c’est la richesse du CA. Des compétences peuvent s’acquérir par transmission, formation, apprentissage, tutorat, lecture, binôme, échanges informels...

La société veille à ce que l'administrateur∙trice reçoive des informations détaillées et précises en temps opportun. L'administrateur∙trice veille à ce qu'il·elle dispose de suffisamment de temps pour étudier ces informations de manière approfondie afin de bien comprendre les activités principales de la société.

L'administrateur∙trice est prêt∙e, a minima, à se rendre disponible pour être présent·e et préparer chacune des réunions suivantes:

- 7 à 8 réunions du conseil d’administration par an dont une partie en digital

- Une assemblée générale par an.

- 2 séminaires par an dont 1 de 2 jours

- un temps d’accueil des nouvelles et nouveaux membres du CA

En acceptant les conditions pour sa nomination, l'administrateur∙trice confirme sa disponibilité effective pour répondre à ces attentes. Les engagements ou circonstances qui pourraient avoir un impact négatif à long terme sur le temps nécessaire pour exercer la fonction d'administrateur·trice devront être communiqués à la présidence du conseil d'administration.

Si l'administrateur∙trice ne peut pas assister à une réunion du conseil d'administration, il∙elle doit en informer la présidence du conseil d'administration au moins 24h à l'avance.

Par ailleurs, il·elle pourra, à sa libre discrétion et en fonction de ses disponibilités, assister à d’autres réunions impliquant éventuellement la présence d’administrateur·trices (commissions, comités, etc.).

À noter que le mandat d’administrateur∙trice de SmartCoop n’est pas rémunéré.

• Isabelle Azaïs – membre
• Nicolas Belayew – membre
• Maxime Dechesne – présidence du Conseil d’administration
• Anne-Laure Desgris – équipe mutualisée
• Pierre D’haenens – membre
• Farah El Hour – membre
• Laurent Gemmel – membre
• Frédéric Guarentio – membre
• Amaury Haegeman – équipe mutualisée
• Françoise Kemajou (Pour la Solidarité) – partenaire
• Yan-Pierre le Luyer – membre
• Luis Pôlet – membre
• Virginie Lejeune – équipe mutualisée
• Hugo Vandendriessche– membre
• Marie-Françoise Wirix – partenaire

En complément, le conseil d’administration accueille à chaque réunion, en invité·es permanent·es, deux représentant·es du Comité d’entreprise avec avis consultatif.