Élections du conseil d’administration SmartCoop 2022

Conseil d’administration: Portez la voix des sociétaires

Le 21 juin 2022, le conseil d’administration de la coopérative sera partiellement renouvelé.

Vous êtes sociétaire de la coopérative? Vous souhaitez vous investir dans le projet porté par Smart, représenter les membres de la coopérative et participer aux décisions stratégiques ? Vous êtes prêt·e à mettre à disposition un peu de votre temps et de vos compétences? Alors, n’hésitez pas, candidatez et devenez administrateur·trice. Nous avons besoin de vous!

Les candidatures sont ouvertes jusqu’au 29 mai 2022 (23h59).
Formulaire de candidature: https://smartbe.be/fr/elections-du-conseil-dadministration-smartcoop-2022/

Le rythme d’élections de nouvelles et nouveaux administrateur·rices au CA de SmartCoop change à partir de 2022. Désormais cet appel sera lancé chaque année pour permettre un renouvellement échelonné du CA et non en une seule fois tous les 4 ans. Pour maintenant ou pour plus tard, c’est donc l’occasion de vous poser la question de cet engagement.

 

En bref, sur cette page :

Paroles du CA 

En 2017, le premier conseil d’administration de SmartCoop a été élu au moment de la création de la coopérative. Quatre ans plus tard, au terme de son mandat, il témoigne de son expérience.

Cette vidéo est sous-titrée en français et néerlandais. Cliquez sur l’icône « Sous-titres » (en bas à droite de la vidéo) pour activer les sous-titres et sur l’icône « Paramètres » pour modifier la langue des sous-titres.

 

Des réponses à vos questions sur ces élections :

En complément, le conseil d’administration actuel a validé l’accueil à chaque réunion, en invité·es permanent·es, de deux représentant·es du Comité d’entreprise avec avis consultatif.

Il y a déjà eu une élection en 2017 et en 2021, il y en aura aussi une cette année.
En vue de favoriser une plus grande stabilité et expérience du CA de la coopérative, nous allons proposer à l’AG des sociétaires la modification de l'article 24 des statuts, qui prévoit aujourd’hui un renouvellement total du CA après 4 ans de mandat, pour que cela devienne un renouvellement partiel annuel d’une partie du CA et non plus un renouvellement total tous les 4 ans.

Le but est que les fonctions des administrateur·rices soient renouvelées au fur et à mesure de façon étalée, et non « en bloc ». Cela permet ainsi une transmission plus adéquate entre ancien·nes et nouveaux·elles administrateur·rices et garantit une montée en compétences des nouvelles personnes. Il s’agit aussi de pouvoir proposer à l’élection des postes qui seraient laissés vacants suite à des démissions.

Le renouvellement souhaité est donc d’un quart par année. Cette année, c’est simple des postes sont vacants puisque non pourvus en 2021 ou suite à des démissions en cours d’année. Ce sont 3 postes de catégorie A qui sont ouverts à l’élection et 2 postes de catégorie B ou C.

Une veille sera réalisée les prochaines années pour échelonner les mandats et leurs renouvellement. Ainsi, s’il y a un besoin de « libérer » le bon nombre de postes pour amorcer le renouvellement annuel lors des prochaines AG, le conseil d’administration choisira une méthode de désignation (volontariat, tirage au sort...). Cette démarche écourtera le mandat des personnes qui pourront se représenter si elles le souhaitent (dans la limite de 2 mandats).

Enfin pour vous, sociétaire, si ce n’était pas le moment de se présenter l’an passé ou que ça ne l’est pas cette année (par vos autres engagements ou par vos conditions d’éligibilité), il ne sera plus nécessaire d’attendre 4 ans pour se reposer la question...

Selon les textes de référence :

  • La loi (et en Belgique en particulier le CSA – Code des Sociétés et Associations) décrit le cadre dans lequel les administrateurs·trices agissent. Ce cadre ne peut pas être dépassé sans conséquences civiles et/ou pénales.
  • Les statuts de la coopérative décrivent les spécificités applicables à la structure dans le cadre prédéfini par la loi. Ceci permet à la structure de préciser certaines dispositions légales en tenant compte de sa situation individuelle. La modification des statuts relève de la compétence de l’assemblée générale. Une nouvelle modification sera proposée en AG 2022.
    Les statuts (pdf).
  • Le ROI (Règlement d’Ordre Intérieur) du conseil d’administration définit sa façon pratique de fonctionner (acceptation des sociétaires, représentation des catégories de sociétaires…). C’est un document interne qui est établi par le conseil d’administration et qui peut être modifié par lui. Le ROI est un outil qui détaille diverses procédures, notamment en ce qui concerne le sociétariat (souscription de parts, agrément en qualité de sociétaire, affiliation par erreur, démission) et le conseil d’administration (composition et procédure d’élection du CA, pouvoir d’organiser un vote à distance dans le cadre de l’assemblée générale). L’objectif de ce ROI étant de pouvoir définir et modifier certaines procédures de manière simple et flexible (sans formalisme trop contraignant).
    Le Règlement d’Ordre Intérieur (ROI, pdf).

Le CSA décrit donc le cadre légal ; les statuts, les spécificités liées à SmartCoop ; et le ROI, certaines modalités pratiques de fonctionnement.

Concrètement :
On peut schématiquement distinguer trois fonctions dans une entreprise : la définition de la stratégie, sa mise en œuvre opérationnelle et l’évaluation / mesure de l’impact de cette mise en œuvre sur l’environnement.

Traditionnellement, dans des structures de la taille de Smart, c’est à l’équipe mutualisée de la structure que revient la mise en place opérationnelle. Le conseil d’administration se concentrant sur la définition de la stratégie et sur l’évaluation de sa mise en œuvre.

Or, chez Smart nous avons fait le choix, innovant, de confier un rôle bien plus grand à l’ensemble de la communauté dans la définition du projet stratégique, notamment via le processus participatif « Smart in Progress » (SIP). Il convient donc de redéfinir l’articulation et la place du conseil d’administration dans ce processus innovant, en plus d’autres fonctions plus traditionnelles.

Six axes d’action sont identifiés :

  1. Veille au respect légal et statutaire ;
  2. Impulse, définit, participe, encadre et finalise le(s) processus participatif(s) et la définition de la stratégie ;
  3. Évalue l’impact de la mise en œuvre de la stratégie ;
  4. Nomme, écoute, appuie, soutient la direction générale ;
  5. Définit les grandes lignes stratégiques de la politique de ressources humaines;
  6. Prend des décisions sur des sujets susceptibles d’impacter le modèle économique de la coopérative.

L’administrateur·trice doit donc, au travers de ses missions, participer à l’élaboration d’une stratégie globale pour la coopérative qui se décline ensuite dans tous les aspects de la vie de la coopérative, tout en veillant au respect des principes coopératifs. L’administrateur·trice doit agir comme « gardien·ne de l’esprit de la coopérative ».

Le rôle de l’administrateur·trice ne consiste donc pas en l’analyse détaillée des aspects de la vie quotidienne de la coopérative (l’opérationnel), celle-ci relevant de la compétence et de la responsabilité des responsables opérationnels.

Le rôle essentiel du conseil d’administration est de garantir que la personne morale coopérative Smart, au travers de son autorité de conduite qu’est l’administration déléguée, respecte ses devoirs.

Ces devoirs peuvent être ramenés au nombre de quatre :

  1. Devoir de transparence : les choix doivent pouvoir être exposés, explicités, expliqués à tou·tes, en toute transparence, et dans une logique pédagogique ;
  2. Devoir d’exemplarité : les pratiques managériales doivent notamment se caractériser par l’intégrité, le respect et l’humilité ;
  3. Devoir de cohérence : tous les actes de la coopérative doivent pouvoir se conforter mutuellement et nourrir le projet politique émancipateur de Smart ;
  4. Devoir d’exigence démocratique : la démocratie participative est un idéal ; elle exige un effort de perfectibilité et de questionnement qui doit être mené en permanence.

Ces éléments sont formalisés dans un contrat d’administrateur·trice.

Ces dernières années, SmartCoop  a évolué et la mise en place de la coopérative a ouvert un certain nombre de chantiers. La première mandature du conseil d’administration a donc été tournée sur cet équilibre entre l’apprentissage et la mise en place d’une nouvelle instance, ainsi que le suivi des chantiers en cours et du changement de dimension du projet.

Dans cette installation d’un nouveau mode de gouvernement, des points d’amélioration ont permis d’apporter plus de transparence, plus de participation et de clarifier progressivement « qui fait quoi ». La continuité du processus Smart in Progress est un projet essentiel comme une véritable courroie de transmission avec l’assemblée générale, il questionne aussi l’interaction avec le conseil d’administration. L’objet social de Smart est vaste, le conseil d’administration a été actif pour évaluer sa mise en œuvre. Un travail important a aussi été nécessaire pour s’approprier et rendre lisible les finances de Smart et les stratégies (notamment de développement international).

Depuis juin 2021, le nouveau conseil d’administration a pris ses marques pour déterminer son fonctionnement collectif et prendre connaissance des dossiers passés et en cours.
L’entrée en fonction a été rapide avec des dossiers à analyser et débattre autour du plan de soutien à Smart en France, du budget 2022, du suivi des investissements européens. Mais aussi autour du suivi des projets prioritaires, du plan diversité, de l’évaluation de Smart in Progress.

Un travail de refonte de certains documents clés est en cours : statut, contrat d’utilisation...
Enfin, le gouvernement de Smart ainsi que les processus et espaces de participation sont en perpétuelle évolution. Il ne s’agit pas d’évoluer pour évoluer mais d’aller plus loin encore pour recréer des espaces, continuer à humaniser les relations, stimuler la coopération entre pairs, partager le projet et le porter ensemble. Une coopérative est un projet en construction permanente, le conseil d’administration est moteur dans les évolutions de la gouvernance de Smart en Belgique, la place des sociétaires B et C, de nouvelles propositions pour développer la participation...

Acteur clé de la mise en œuvre des évolutions, le conseil d’administration prolongera ses travaux sur les chantiers nommés ci-dessus avec comme boussole la stratégie 2025.

Dans la gouvernance de SmartCoop, les associé·es sont réparti·es en trois catégories :

  • Catégorie A : Entrepreneur·es-salarié·es, soit tou·tes les travailleur·euses du groupe Smart qui poursuivent une activité économique via les « outils Smart » qui sont mis à leur disposition par la Société ou le groupe Smart.
  • Catégorie B : Travailleur·euses de l’équipe mutualisée qui ont choisi de participer au sociétariat de la société, c’est-à-dire tou·tes les travailleurs·euses du groupe Smart qui sont engagé·es dans le cadre d’un CDI, qui travaillent en support des entrepreneur·es-salarié·es et dont le salaire n'est pas majoritairement financé par les produits d'une activité économique développée via les « outils Smart ».
  • Catégorie C : Partenaires externes, personnes physiques ou morales, rejoignant les finalités de Smart.

L’assemblée générale de juin 2020 a validé un changement statutaire passant les catégories des associé·es de SmartCoop de 2 à 3. En effet, la catégorie B initiale (regroupant membres de l’équipe mutualisée, partenaires, donneurs d’ordre...) a été divisée en 2 catégories.

Ce choix visait à mieux identifier les parties prenantes du projet Smart en reconnaissant de manière spécifique d’un côté les travailleur·euses de l’équipe mutualisée (B) et de l’autre les partenaires externes (C).

Cette décision est la première étape d’une démarche d’amélioration poursuivie par le nouveau CA. La place des différentes parties prenantes dans la gouvernance de Smart se questionne aussi au regard des envies et de la pratique de ces dernières années. Par exemple, une réflexion est engagée pour faire évoluer les conditions de cette nouvelle forme de la catégorie B (entrée au sociétariat, souscription au capital, représentation au CA, participation...) mais aussi de réfléchir à la mobilisation des partenaires de la catégorie C.

Concernant les personnes physiques, le conseil d’administration sera composé a minima de 40% d’administratrices de sexe féminin et 40% d’administrateurs de sexe masculin, à condition qu’un nombre suffisant de candidat·es le permette.

Toute personne physique ou morale belge ou étrangère répondant aux critères d’éligibilité, décrits dans l'article 22bis des statuts (pdf) et repris dans les questions ci-dessous, peut être nommée administrateur·trice.

Une répartition de représentation est prévue entre les trois catégories de sociétaires de la manière suivante :

  • 3/5ème des administratrices et administrateurs sont élu·es sur base d’une liste de candidat·es répertoriés dans la catégorie A du registre des parts sociales ;
  • 2/5ème des administratrices et administrateurs sont élu·es sur base d’une liste de candidat·es répertoriés dans les catégories B et/ou C du registre des parts sociales.

Tou·tes les associé·es de la structure qui respectent les critères d’éligibilité propres à sa catégorie peuvent être éligibles :

Catégorie A – Entrepreneur·es-salarié·es

  1. Être un·e sociétaire de la catégorie A (article 9 des statuts) ;
  2. Utiliser les services de la coopérative depuis au moins un an ;
  3. Être un “utilisateur actif” ou une “utilisatrice active” soit accomplir 24 actes économiques (notion définie dans le ROI et le Règlement d’usage définis à l’article 15) ou 48 jours de travail au cours des 24 mois qui précèdent la date d’ouverture des candidatures aux élections des administrateur·trices par l’Assemblée générale.

Nota Bene : Les entrepreneur·es salarié·es qui développent leur activité dans le cadre d’un CDI avec une des entités du groupe Smart sont réputé·es remplir automatiquement cette condition.

Catégorie B – Travailleur·euses de l’équipe mutualisée

  1. Être un·e sociétaire de catégorie B (article 9 des statuts) ;
  2. Avoir une ancienneté d’au moins un an au sein de SmartCoop (contrat de travail).

Catégorie C – Partenaires externes

  1. Être un·e sociétaire de la catégorie C (article 9 des statuts) ;
  2. Adhérer activement aux finalités poursuivies par le groupe Smart :
  3. Pour les personnes physiques : être active dans le secteur coopératif (au titre d’un investissement personnel ou d’un parcours professionnel : salarié·e ou gérant·e d’une coopérative, membre d’une coopérative) en dehors du groupe Smart ;
  4. Pour les personnes morales : avoir une finalité sociale qui correspond aux finalités poursuivies par SmartCoop.

Les représentant·es du personnel (élu·es au conseil d’entreprise (CE) ou au Comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT) ne peuvent cumuler leurs fonctions avec un mandat d’administrateur·trice.

Pour en savoir plus, les statuts (pdf) et le Règlement d’Ordre Intérieur (ROI, pdf).

Pour candidater, remplissez ce formulaire et déposez les informations nécessaires (présentation, catégories, motivations, attentes, envies, vision collective…), et vous pouvez candidater en vidéo si vous le souhaitez (nous vous le conseillons même vivement).

Nota Bene : Les candidatures sont soumises à l’assemblée générale, lors d’un scrutin secret, l’élection se fait à la majorité simple des voix (une abstention ne sera pas considérée comme un vote en faveur ou contre une candidature).

Une fois la candidature déposée, elle sera enregistrée pour permettre sa mise en ligne auprès de tou·tes les sociétaires lors des convocations d’AG et d’ouverture des votes. Vous serez aussi contacté·es en juin pour plus d’informations.

Formulaire: https://smartbe.be/fr/elections-du-conseil-dadministration-smartcoop-2022/

L’enjeu est de mobiliser les personnes adéquates en lien avec le travail attendu. Le souhait est que ce renouvellement permette à la fois de reconduire des administrateur·trices sortant·es postulant·es pour un nouveau mandat et à la fois d’élire des nouvelles personnes. Avec cette composition, la continuité et la transmission sont ainsi facilitées. Des temps d’appropriation, d’intégration, de formation seront planifiés en début de mandat. Le conseil d’administration reste un espace où l’on apprend.

Tout le monde ne doit pas avoir toutes les compétences, c’est la richesse du CA. Des compétences peuvent s’acquérir par transmission, formation, apprentissage, tutorat, lecture, binôme, échanges informels...
Les compétences utiles en CA :

  • comprendre la mission / rôle et les responsabilités du CA
  • comprendre l’articulation des instances (ce qui dépend de soi, des autres…), qui fait quoi ?
  • être capable de comprendre la situation économique de l’entreprise
  • connaître et comprendre le projet politique, la vision et la stratégie de l’entreprise (voire, connaître et comprendre le fonctionnement d’une entreprise de manière plus large - vocabulaire, etc., aussi pour mieux comprendre les spécificités de Smart)
  • avoir des bases en intelligence collective
  • avoir des bases en droit coopératif
  • comprendre, acquérir les codes de la dynamique du groupe - et les outils qu’on utilise collectivement.

La société veille à ce que l'administrateur∙trice reçoive des informations détaillées et précises en temps opportun. L'administrateur∙trice veille à ce qu'il·elle dispose de suffisamment de temps pour étudier ces informations de manière approfondie afin de bien comprendre les activités principales de la société.

L'administrateur∙trice est prêt∙e, a minima, à se rendre disponible pour être présent·e et préparer chacune des réunions suivantes :

- 7 à 8 réunions du conseil d’administration par an dont une partie en digital

- Une assemblée générale par an.

- 2 séminaires par an dont 1 de 2 jours

- un temps d’accueil des nouvelles et nouveaux membres du CA

En acceptant les conditions pour sa nomination, l'administrateur∙trice confirme sa disponibilité effective pour répondre à ces attentes. Les engagements ou circonstances qui pourraient avoir un impact négatif à long terme sur le temps nécessaire pour exercer la fonction d'administrateur·trice devront être communiqués à la présidence du conseil d'administration.

Si l'administrateur∙trice ne peut pas assister à une réunion du conseil d'administration, il∙elle doit en informer la présidence du conseil d'administration au moins 24h à l'avance.

Par ailleurs, il·elle pourra, à sa libre discrétion et en fonction de ses disponibilités, assister à d’autres réunions impliquant éventuellement la présence d’administrateur·trices (commissions, comités, etc.).

À noter que le mandat d’administrateur∙trice de SmartCoop n’est pas rémunéré.

 

Calendrier 2022

  • 19 avril : Ouverture des candidatures
  • Entre le 19 avril et le 29 mai : Rencontre avec des administrateur·rices (sur demande)
  • 29 mai : Clôture des candidatures à 23h59
  • 7 juin : Publication des candidatures déposées en ligne, envoi des convocations et résolutions pour l’assemblée générale et ouverture des votes en ligne
  • Entre le 7 et le 21 juin : Rencontre entre candidat·es et sociétaires
  • 21 juin : Assemblée générale de SmartCoop

D’autres questions ?

Envoyez-nous un mail à l’adresse: letscoop@nullsmart.coop

 

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