Élections du conseil d’administration SmartCoop 2022

Le conseil d’administration est la principale instance de la société coopérative SmartCoop. Élu par les sociétaires, le conseil d’administration, en tant qu’organe collégial, gère la société en leur nom.

Il s’agit de prendre en charge les grands enjeux de la gouvernance de SmartCoop, mais aussi d’apporter une aide à la direction en tant que conseil d'administration.

En vue de favoriser une plus grande stabilité et expérience du CA, les statuts de la coopérative prévoient un renouvellement partiel du conseil d’administration. Plus précisément, il est stipulé que chaque année, l’assemblée générale des sociétaires élit en alternance 4 ou 5 administrateur·trices, en fonction du nombre de mandats à pourvoir et dans le respect des principes de répartition inscrits à l’article 22 des présents statuts et des modalités fixées par le ROI [Règlement d'Ordre Intérieur].

Le renouvellement partiel:

• permet une transmission plus adéquate entre ancien·nes et nouveaux·elles administrateur·rices;
• garantit une montée en compétences des nouvelles personnes;
• permet de proposer à l’élection des postes qui sont laissés vacants suite à des démissions;
• enfin, pour vous, sociétaire, si ce n’est pas le moment de se présenter cette année (par vos autres engagements ou par vos conditions d’éligibilité), il n’est pas nécessaire d’attendre quatre ans pour se reposer la question...

Selon les statuts de la coopérative :

Concernant les personnes physiques, le conseil d’administration sera composé a minima de 40% d’administratrices de sexe féminin et 40% d’administrateurs de sexe masculin, à condition qu’un nombre suffisant de candidatures le permette.

Toute personne physique ou morale belge ou étrangère répondant aux critères d’éligibilité, décrits dans l'article 22bis des statuts (pdf) et repris dans les questions ci-dessous, peut être nommée administrateur·trice.

Une répartition de représentation est prévue entre les trois catégories de sociétaires de la manière suivante:

• 3/5ème des administratrices et administrateurs sont élu·es sur base d’une liste de candidat·es répertoriés dans la catégorie A du registre des parts sociales;
• 2/5ème des administratrices et administrateurs sont élu·es sur base d’une liste de candidat·es répertoriés dans les catégories B et/ou C du registre des parts sociales.

Il existe deux façons de rejoindre le conseil d'administration:

Par élection lors de l'assemblée générale annuelle

Chaque année, 4 à 5 sièges de 4 ans sont à pourvoir. Les candidat·es déposent leur candidature, qui est ensuite diffusée publiquement. Le vote a lieu lors de l'assemblée générale de juin.

Par cooptation

Il arrive que des membres du CA démissionnent en cours de mandat ou que des sièges ne soient pas pourvus lors des élections. Le conseil d'administration peut alors coopter de nouveaux/nouvelles membres, pour un an maximum. Ils doivent ensuite être validés par l'assemblée générale suivante.

La cooptation est aussi un moyen de découvrir le conseil d'administration et de "tester" un mandat avant de se soumettre à la validation de l’assemblée générale.

Tou·tes les associé·es de la structure qui respectent les critères d’éligibilité propres à sa catégorie peuvent être éligibles:

Catégorie A – Titulaire d'une unité de production

1. Être un·e sociétaire de la catégorie A (article 9 des statuts);
2. Utiliser les services de la coopérative depuis au moins un an;
3. Être un “utilisateur actif” ou une “utilisatrice active” soit accomplir 24 actes économiques (notion définie dans le ROI) ou 48 jours de travail au cours des 24 mois qui précèdent la date d’ouverture des candidatures aux élections des administrateur·trices par l’Assemblée générale.

Nota Bene: Les titulaires d'une unité de production qui développent leur activité dans le cadre d’un CDI avec une des entités du groupe Smart sont réputé·es remplir automatiquement cette condition.

Catégorie B – Travailleur·euses de l’équipe support

1. Être un·e sociétaire de catégorie B (article 9 des statuts);
2. Avoir une ancienneté d’au moins un an au sein de SmartCoop (contrat de travail).

Catégorie C – Partenaires externes

1. Être un·e sociétaire de la catégorie C (article 9 des statuts);
2. Adhérer activement aux finalités poursuivies par le groupe Smart:
3. Pour les personnes physiques: être active dans le secteur coopératif (au titre d’un investissement personnel ou d’un parcours professionnel: salarié·e ou gérant·e d’une coopérative, membre d’une coopérative) en dehors de Smart;
4. Pour les personnes morales: avoir une finalité sociale qui correspond aux finalités poursuivies par SmartCoop.

Les représentant·es du personnel (élu·es au conseil d’entreprise (CE) ou au Comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT) ne peuvent cumuler leurs fonctions avec un mandat d’administrateur·trice.

Pour en savoir plus, les statuts (pdf) et le Règlement d’Ordre Intérieur (ROI, pdf).

Pour candidater, remplissez ce formulaire et déposez les informations nécessaires (présentation, catégories, motivations, attentes, envies, vision collective…), et vous pouvez candidater en vidéo si vous le souhaitez (nous vous le conseillons même vivement).

Nota Bene: les candidatures sont soumises à l’assemblée générale, lors d’un scrutin secret, l’élection se fait à la majorité simple des voix (une abstention ne sera pas considérée comme un vote en faveur ou contre une candidature).

Une fois la candidature déposée, elle sera enregistrée pour permettre sa mise en ligne auprès de tou·tes les sociétaires lors des convocations d’AG et d’ouverture des votes. Vous serez aussi contacté·es en juin pour plus d’informations.

Formulaire: https://smartbe.be/fr/elections-du-conseil-dadministration-smartcoop-2024/

Tout d’abord, précisons que chaque administrateur·ice ne doit pas disposer de toutes les compétences mais un collectif complémentaire et équilibré est essentiel. Une grille des compétences de base du CA permet à chacun·e de se positionner, d’évaluer la compétence du collectif et d’identifier des administrateur·ices référent·es dans certaines matières.  

Les compétences utiles en CA: 

• comprendre la mission / rôle et les responsabilités du CA
• comprendre l’articulation des instances (ce qui dépend de soi, des autres…), qui fait quoi?
• être capable de comprendre la situation économique de l’entreprise
• connaître et comprendre le projet politique, la vision et la stratégie de l’entreprise (voire, connaître et comprendre le fonctionnement d’une entreprise de manière plus large - vocabulaire, etc., aussi pour mieux comprendre les spécificités de Smart)
• avoir des bases en intelligence collective
• avoir des bases en droit coopératif
• comprendre, acquérir les codes de la dynamique du groupe - et les outils qu’on utilise collectivement. 

Tout le monde ne doit pas avoir toutes les compétences, c’est la richesse du CA. Des compétences peuvent s’acquérir par transmission, formation, apprentissage, tutorat, lecture, binôme, échanges informels...

Des temps formatifs sont mis en place par Smart: formations, ateliers vie coopérative, sessions sur les outils, accessibles à tou·tes les sociétaires, y compris donc aux administrateur·ices.

En complément, des formations sont disponibles auprès de partenaires (Saw-B ou Febecoop par exemple).

Sur demande, des formations spécifiques peuvent être organisées pour répondre à des besoins particuliers.

Une formation pour les nouvelles et nouveaux administrateur·ices est proposée chaque année. 

Des dispositifs  d’accompagnement pair à pair, de marrainage/parrainage peuvent aussi être mis en place.

La société veille à ce que l'administrateur∙trice reçoive des informations détaillées et précises en temps opportun. L'administrateur∙trice veille à ce qu'il·elle dispose de suffisamment de temps pour étudier ces informations de manière approfondie afin de bien comprendre les activités principales de la société.

L'administrateur∙trice est prêt∙e, a minima, à se rendre disponible pour être présent·e et préparer chacune des réunions suivantes:

- 7 à 8 réunions du conseil d’administration par an dont une partie en digital

- Une assemblée générale par an.

- 2 séminaires par an dont 1 de 2 jours

- un temps d’accueil des nouvelles et nouveaux membres du CA

En acceptant les conditions pour sa nomination, l'administrateur∙trice confirme sa disponibilité effective pour répondre à ces attentes. Les engagements ou circonstances qui pourraient avoir un impact négatif à long terme sur le temps nécessaire pour exercer la fonction d'administrateur·trice devront être communiqués à la présidence du conseil d'administration.

Si l'administrateur∙trice ne peut pas assister à une réunion du conseil d'administration, il∙elle doit en informer la présidence du conseil d'administration au moins 24h à l'avance.

Par ailleurs, il·elle pourra, à sa libre discrétion et en fonction de ses disponibilités, assister à d’autres réunions impliquant éventuellement la présence d’administrateur·trices (commissions, comités, etc.).

Le CA est francophone, il est nécessaire de lire et comprendre le français. Toutefois, il est tout à fait possible de s’exprimer en anglais. Nous sommes conscient·es que cela contraint l’ouverture aux sociétaires néerlandophones et faisons en sorte d’avancer progressivement sur cela. 

Par sa décision de ruling des 13 avril et 15 juin 2017, le Bureau de chômage de Bruxelles a admis que “si l’activité des administrateurs se limite aux réunions du conseil d’administration, et que le nombre prévisible de ces réunions n’est pas supérieur à une dizaine par an, les administrateurs sont autorisés à cumuler leur fonction avec le bénéfice des allocations de chômage”. 

Ceci implique donc que toute activité confiée à un∙e administrateur∙ice en cette qualité qui dépasse ce cadre constituerait un risque pour cet·te dernier∙e de devoir rembourser les allocations de chômage perçues et d’être sanctionnée par l’Onem.