COVID-19 : Ensemble, nous ferons face

Info - 19/3/2020

Message adressé le 19 mars 2020 à la communauté Smart

Nous espérons que cet email vous trouvera en bonne santé ainsi que vos proches. Nous vivons des moments difficiles et exceptionnels. Nous devrons, dans les jours et semaines à venir, faire face à d’énormes défis. Les mesures pour ralentir la propagation du Covid-19 ont et auront un impact sans précédent sur notre société et notre économie. Vous le savez, ces mesures indispensables nécessitent la solidarité et l’implication de toutes et tous.

Nous vous souhaitons force, courage et créativité pour faire face à cette situation. Prenons tous soin de nous et de nos proches !

Nous mettons tout en œuvre pour assurer la continuité de nos activités et vous accompagner pour faire face à la crise, notamment dans les démarches à entreprendre afin de faire valoir vos droits et de bénéficier des mécanismes de soutien et d’indemnisation publics. Vous trouverez ci-dessous plus d’informations à ce sujet. Et nous continuerons bien entendu à vous tenir informé∙e de manière régulière.

 Ensemble, nous ferons face. Vous pouvez compter sur nous.  

Anne-Laure Desgris et Maxime Dechesne 
Administration déléguée de Smart

 

Vous avez des questions ?  

Les conseillerères Smart sont les plus aptes à répondre à vos questions et sont, plus que jamais, disponibles pour vous répondre et vous accompagner. 

Pour faciliter la circulation des informations, une foire aux questions (FAQ) est mise en ligne sur notre site Internet. Cette liste de questions sera alimentée et mise à jour de manière continue en tenant compte des questions que vous partagerez et des différentes informations que nous collectons au fil de l’eau.  

Vous pouvez la consulter ici. 

Adaptations de nos services

En respect des mesures sanitaires gouvernementales, nous sommes contraints, comme vous toutes et tous, de nous adapter.

Concrètement :

Accès à nos bureaux : Nos bureaux et espaces de travail sont inaccessibles au public mais nos équipes restent disponibles et joignables aux heures d’ouverture habituelles par téléphone et par mail.

Il est possible de prendre rendez-vous avec votre conseiller∙e qui conviendra avec vous des modalités pratiques. Les rendez-vous seront réalisés à distance par audio ou visioconférence.

Envoi de vos documents : Afin de se conformer à l’impératif de travail à distance et de réduire les manipulations manuelles, il est maintenant impératif de communiquer tous vos documents (contrats, devis et fiches d’inscription, notes de frais, facturations et concessions de droits d’auteur, transferts de budgets, conventions de financement) à vos conseiller∙ères uniquement par mail.

Nous avons déjà, ces dernières années, travaillé à la diminution du circuit papier. Aujourd’hui, nous élargissons donc cette démarche à l’ensemble des documents.

Tous ces documents doivent ainsi nous parvenir en version numérisée, scannée ou via une photo de téléphone. Ces justificatifs doivent impérativement être lisibles pour être validés et payés et renvoyés à votre conseiller.e ou à l’antenne la plus proche de votre résidence. Merci de ne pas mettre de document dans le corps du mail, mais de bien veiller à ce qu’il soit attaché en pièce jointe.

Pour ce qui concerne spécifiquement les notes de frais : veillez à archiver rigoureusement chez vous tous les justificatifs et les preuves de paiement originaux (factures, tickets, reçus et autres), ils sont susceptibles de vous être réclamés durant une période de trois à 10 ans.

Nous ne traitons plus, à l’heure actuelle et jusqu’à nouvel ordre les documents qui nous seraient renvoyés/déposés en format papier.  Merci donc de privilégier strictement l’envoi numérique et de ne plus adresser de courrier à nos antennes ou à nos sièges sociaux.

Impact sur vos activités

La crise a un impact conséquent sur vos activités. Vos clients annulent leurs commandes, des activités et évènements sont annulés, au mieux reportés.

Toutes nos équipes sont mobilisées pour vous aider et répondre à vos préoccupations. Nos 77 conseillers et conseillères, nos juristes, notre service clients sont là pour vous écouter, vous épauler et vous conseiller. Pour connaître de manière plus précise l’impact des mesures liées au coronavirus sur vos activités, pour mieux vous accompagner et relayer vos besoins auprès des autorités concernées, un formulaire sera très prochainement mis à votre disposition.

Dispositifs de soutien

Les pouvoirs publics mettent en place une série de mesures de soutien. Nous analysons actuellement les mesures dont vous pourriez bénéficier. Nous reviendrons vers vous à ce sujet. Par ailleurs, en tant que travailleurse autonome, vous faites face à des besoins et des difficultés spécifiques. Nous interpellons les autorités compétentes pour que des mesures adaptées à vos réalités de travail soient prises, en complément de celles qui ont déjà été annoncées. 

Pour connaître les dispositifs publics mis en place:

https://www.onem.be/fr

https://emploi.belgique.be/fr

Enfin, nous étudions les possibilités de soutien, complémentaires, de Smart et notamment le report d’une série d’échéances (plan d’apurement, loyers pour les résidents de nos espaces de travail, soutiens financiers…).  

Solidarité

Notre communauté compte plus de 30.000 travailleurs et travailleuses. Mobilisons cette force ! Entraidons-nous ! Nous réfléchissons à une solution en ligne permettant de partager idées et solutions pour faire face ensemble aux mesures liées au coronavirus. En attendant, vous pouvez partager vos suggestions via l’adresse mailsmartinprogress@nullsmart.coopNous reviendrons vers vous avec ces idées collectées