Smart recherche 1 secrétaire de direction (H/F/X) CDI – Poste basé à Bruxelles

Smart est l’émanation de travailleurs∙ses de tous horizons qui s’associent, dans la forme d’une société coopérative à finalité sociale dont ils empruntent la personnalité juridique, pour se doter des moyens de développer en toute autonomie leurs propres activités économiques et de se procurer des revenus socialisés et fiscalisés.

Depuis sa création en Belgique en 1998, Smart accompagne quelques 100 000 membres dans la gestion administrative de leurs activités professionnelles à travers 40 bureaux en Europe, en leur proposant une solution originale pour créer leur emploi salarié.

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Organisée sous la forme coopérative, Smart recherche un∙e secrétaire de direction motivé∙e.

Description du poste

Sous la responsabilité de l’Administrateur délégué et en interaction opérationnelle quotidienne avec le Secrétaire général, la personne intègre la Direction Générale et du Développement (DGD) du groupe Smart. Au sein cette Direction, la personne viendra en appui du Secrétaire général et des conseillers qui agissent en soutien direct de l’Administrateur délégué. Plus particulièrement, le/la secrétaire de direction assistera l’Administrateur délégué afin d’optimiser la gestion de son activité (gestion de son planning, organisation de ses déplacements, communication, préparation des réunions et des dossiers, accueil, …) et ce, en étroite collaboration et sous la supervision du Secrétaire général.

Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Le/la secrétaire de direction sera amené à réaliser diverses tâches administratives de support pour le compte de l’Administrateur délégué et notamment :

• Suivre des dossiers administratifs ou autres et effectuer le classement de ceux-ci
• Rédiger et dactylographier divers courriers et documents
• Rechercher l’information tant interne qu’externe en relation avec le dossier à traiter et sur les intervenants
• Etablir les réponses en accord avec l’Administrateur délégué et/ou le Secrétaire général S’assurer de la bonne présentation (exactitude, clarté et présentation attractive) et d’une bonne réception desdits dossiers et/ou des réunions y afférentes

Le/la secrétaire de direction contribuera à la bonne organisation, au suivi et à la gestion de l’agenda de l’Administrateur délégué et de ses déplacements à savoir :
• Etablir et mettre à jour des listes de tâches sur base des informations transmises
• Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements
• Suivre les délais, alerter au besoin le Secrétaire générale cas de nécessité
• Gérer les contacts de l’Administrateur délégué
• Assurer une communication fluide entre les différents interlocuteurs en respectant la discrétion et la confidentialité requises

Compétences recherchées

Vous devrez être en capacité de/d’ :

• Accueillir différents partenaires
• Organiser le planning des responsables de la structure
• Organiser des déplacements professionnels
• Préparer et organiser des réunions
• Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…)
• Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour)
• Saisir des documents numériques
• Réaliser la gestion administrative du courrier entrant et sortant
• Filtrer des appels téléphoniques

Profil souhaité

• Vous avez un niveau bachelier en secrétariat de direction ou une expérience équivalente
• Vous justifiez d’une expérience de travail dans une fonction analogue
• Vous faites preuve d’autonomie dans votre travail et savez développer une relation de travail constructive avec vos collègues
• Vous faites preuve de discrétion et avez le sens des responsabilités et de la confidentialité
• Vous êtes capable de vous adapter à de multiples situations professionnelles
• Vous maîtrisez le français à l’oral et à l’écrit et justifiez d’une très bonne orthographe
• Vous avez une bonne connaissance de l’anglais et du néerlandais (niveau B1 selon le Cadre européen commun de référence pour les langues – CECRL)

Nous vous proposons
• Un contrat à temps plein (38h semaine) à durée indéterminée
• D’intégrer une coopérative innovante dans le secteur de l’économie sociale et solidaire
• Un environnement de travail stimulant où il vous sera possible de perfectionner vos connaissances et compétences dans l’exercice de vos fonctions
• Des avantages extra-légaux (chèques-repas, remboursement des frais de GSM, pension extra-légale)

Intéressé.e ?

Pour postuler, merci d’envoyer votre lettre de motivation et votre CV par mail à jobs@nullsmart.coop avec en référence dans l’objet de votre mail : 190320-SD-DSI.
Un entretien de sélection sera prévu pour les candidat.e.s présélectionné.e.s pour la prise de fonction de ce poste dans les plus brefs délais.