Le 20 juin dernier, lors de l'Assemblée générale, les sociétaires de la coopérative ont voté pour la constitution de 4 groupes de travail, participatifs et multi-sociétaires, chargés de mettre en place un comité éthique, de définir les missions de représentation de Smart, de faciliter l'accès aux informations financières et économiques de la coopérative et, enfin, de proposer des lieux de consultation et de réflexion sur les outils informatiques.

Historique

A l’issue des workshops mis en place au moment de la constitution de la coopérative (2015-2016), une série de recommandations ont été émises. Parmi celles-ci, le souhait des parties prenantes de voir émerger au sein de Smart :

• un comité éthique
• le rôle de représentation de Smart étendu aux utilisateurs et partenaires
• l’accès aux informations financières et économiques en toute transparence
• des lieux de réflexion sur les outils informatiques mis à la disposition des utilisateurs

La mise en place de 4 groupes de travail chargés de mettre en place ces instances a été votée lors de l’Assemblée générale, le 20 juin 2017.

4 groupes de travail

Afin de définir les contours et les missions de ces chantiers, Smart invite ses sociétaires à se réunir et à proposer, pour chacun de ces sujets, un cadre pour la mise en place de ces lieux de réflexions, de consultation ou de représentation devant permettre à Smart et à ses sociétaires d’évoluer en relation étroite et permanente.

Les Missions 

Chaque groupe de travail sera chargé de définir un cadre précis en lien avec les missions de chaque groupe.

Participer à un groupe de travail, c’est proposer un cadre, des règles de fonctionnement, un modèle de gouvernance, etc.

Par contre, ce n’est pas faire partie du comité d’éthique en tant que tel, représenter Smart, donner un feedback sur les outils informatiques ou encore traiter les les informations économiques en tant que tel. Les groupes de travail formuleront des recommandations et propositions pour créer des espaces de réflexion, de consultation ou de représentation par rapport à chaque thématique.

Les propositions de chaque groupe de travail seront analysées et approuvées par le Conseil d’administration en janvier 2018, puis mises en place à partir de février 2018.

Consulter les enjeux et les travaux attendus des groupes de travail :

• Le comité éthique
• La représentation de Smart
• Les outils informatiques
• Les outils financiers et économiques

Cadre de travail des groupes

Les groupes seront « multi-sociétaires », c’est-à-dire représentatifs des différents profils présents dans la coopérative : utilisateurs, clients, partenaires, employés permanents.

Chaque groupe sera constitué de 10-12 personnes maximum et sera encadré par un animateur ainsi qu’un membre du Conseil d’administration. Les participants s’engageront pour l’ensemble du processus (une réunion par mois entre septembre 2017 et janvier 2018).

Chaque groupe définira sa propre méthodologie de travail ainsi que son organisation, avec l’aide d’un animateur et d’un membre du Conseil d’administration. Des visites d’expérience ou rencontres avec des experts sont largement encouragées.

L’engagement est volontaire et non-rémunéré.

Les personnes intéressées peuvent manifester leur intérêt via un formulaire. A l’issue d’une sélection, les animateurs opéreront une sélection afin de constituer  un groupe hétérogène et représentatif. Chaque personne qui aura manifesté son intérêt recevra une réponse avant le 10 septembre.

Chaque groupe de travail se réunira 4 à 5 fois (environ une fois par mois) entre septembre 2017 et janvier 2018.

Les groupes de travail remettront leurs recommandations au Conseil d’administration à la mi-janvier.

La participation de chacun est volontaire et non-rémunérée.

Comment se manifester?

Vous êtes sociétaire et intéressé de participer activement à l’un de ces groupes de travail?
Vous n’êtes pas sociétaire et vous avez des compétences à apporter?

Manifestez-vous via notre formulaire avant le 1er septembre 2017. Vous serez recontacté avant le 10 septembre pour confirmer votre participation.

Notez que la première réunion des groupes de travail est prévue le 20 septembre (en soirée).

Des questions? smartinprogress@nullsmart.coop