Hoe een vzw oprichten?
mis à jour le 3/2/2014De publicatieformaliteiten
- De oprichtingsakte van de vzw opstellen. In dit schriftelijke document staan de statuten van de vzw, de identiteit en de handtekeningen van de stichtende leden van de vzw.
- Het organiseren van de algemene oprichtingsvergadering in aanwezigheid van de stichtende leden. Tijdens deze AV worden de statuten goedgekeurd, de bestuurders verkozen en wordt het project van de vereniging voorgesteld.
- Het indienen van de oprichtingsdocumenten bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel uit het gerechtelijk arrondissement waarin de maatschappelijke zetel van de vereniging is gevestigd:
- twee exemplaren van de statuten, ondertekend door alle stichtende leden
- het Formulier I – luiken A, B en C
- het betalingsbewijs voor de publicatiekosten in het Belgisch Staatsblad. De tarieven vind je op de website van het Belgisch Staatsblad.
Het is ook mogelijk om de oprichtingsakte van een vzw elektronisch in te dienen: www.e-griffie.be.
Opstellen van de statuten van de vzw
De statuten moeten bepaalde verplichte vermeldingen bevatten, opgesomd in artikel 2 van de wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de wet van 2 mei 2002.
Er wordt algemeen aangenomen dat, buiten de hogergenoemde verplichte vermeldingen, alles wat niet wordt bepaald in de statuten, door de wet wordt bepaald.De statuten kunnen bestaan uit een onderhandse akte of een authentieke akte die aan een notaris zijn voorgelegd (verplicht in geval van inbreng van onroerende goederen).De oprichters kunnen ook een reglement van inwendige orde opstellen, dat geldt tussen partijen maar niet tegen derden kan worden ingebracht als het niet gepubliceerd werd in het Belgisch Staatsblad. Neem de tijd om de statuten behoorlijk op te stellen. De statuten moeten tenminste de volgende elementen bevatten:
- de oprichters
- de maatschappelijke zetel
- de maatschappelijke benaming
- het maatschappelijk doel
- de duur
- de leden
- de algemene vergadering
- de raad van bestuur
- de rekeningen
- de ontbinding
De verantwoordelijkheid van de bestuurders
De raad van bestuur beheert de zaken van de vereniging en vertegenwoordigt haar in al haar gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen. Alle bevoegdheden die niet uitdrukkelijk door de wet zijn voorbehouden aan de algemene vergadering, vallen onder de bevoegdheid van de raad van bestuur. De statuten kunnen beperkingen opleggen aan de bevoegdheden die worden toegekend aan de raad van bestuur.
Deze beperkingen zijn, net als de taakverdeling die de bestuurders eventueel zouden overeenkomen, niet inroepbaar tegen een derde, zelfs indien ze gepubliceerd zijn. In werkelijkheid sluit de bestuurder, voor de uitoefening van zijn functies, een opdrachtcontract af met de vzw.
De verantwoordelijkheid van de bestuurder t.o.v. de vereniging is van contractuele aard en dus beperkt tot de uitvoering van de opdracht die hem wordt toevertrouwd en tot de fouten die hij in zijn beheer begaat. Zo kan hij ter verantwoording worden geroepen als hij de algemene vergadering niet bijeenroept binnen de voorgeschreven termijn, als hij zonder geldige reden niet deelneemt aan de raad van bestuur…
De bestuurder heeft een middelenplicht en geen resultaatplicht. Hij moet alle middelen binnen zijn bereik inzetten om de vzw goed te beheren. De verantwoordelijkheid van de bestuurder wordt gemeten volgens de omstandigheden, waarbij de bestuurder moet handelen als een normaal toegewijd en gewetensvol persoon. Het mandaat van een bestuurder kan gratis of bezoldigd zijn. In het tweede geval, zal een eventuele fout strenger beoordeeld worden.
De bestuurders dragen een persoonlijke, geen gezamenlijke verantwoordelijkheid. De bestuurder kan niet verantwoordelijk worden geacht voor daden of nalatigheden die niet aan hem persoonlijk toe te schrijven zijn; een gezamenlijke veroordeling kan echter gerechtvaardigd zijn in geval van een gezamenlijke fout.
Door de vereniging tot iets te verbinden, gaan de bestuurders echter geen enkele persoonlijke verbintenis aan. Zij kunnen dus niet verplicht worden deze zelf uit te voeren of daarvoor met hun eigen bezittingen in te staan.
Tijdens de jaarlijkse algemene vergadering, wordt gewoonlijk kwijting gegeven aan de bestuurders voor hun beheer tijdens het afgelopen boekjaar. De vereniging kan dan ook nadien de bestuurders niet meer ter verantwoording roepen voor hun beheersfouten in het desbetreffende boekjaar. Deze kwijting verhindert echter niet dat derden de bestuurders verantwoordelijk stellen voor feiten die voor de algemene vergadering verborgen zouden zijn gebleven.