COVID-19: FAQ

Info - 18/3/2020

Hieronder vind je de antwoorden op de vragen die ons het vaakst gesteld worden naar aanleiding van het coronavirus. Als je geen antwoord op je vragen vindt, neem dan contact op met je adviesverlener of een van onze bureaus. 

Deze lijst met vragen wordt constant aangevuld en aangepast.
Laatste update: 02 april 2020

 

Logistiek en organisatie [+1]

 

Neen. Onze kantoren zijn gesloten. Je mag enkel nog via Skype of telefoon vergaderen. De huurders van de werkruimten of third places moeten zich aan dezelfde regels houden.

Neen, de kantoren zijn gesloten. Het is enkel mogelijk om onkostennota's via elektronische weg te bezorgenOnkostennotas die op papier in onze kantoren aankomen, zullen niet vóór het einde van de quarantaine verwerkt worden.

Ze worden momenteel geannuleerd voor organisatorische redenen en in het bijzonder omwille van de quarantaine. Smart denkt na over de mogelijkheden om onlinesessies te organiseren.

Smart stelt daarvoor een onlineformulier ter beschikking: https://desk.smart.coop/cancelForm
We vragen vanaf nu aan onze vennoten en de beheerders van Activiteiten om ons eerst via deze weg te informeren over prestaties die geannuleerd werden omwille van Covid-19 en de beperkende overheidsmaatregelen. Dankzij de ingevulde gegevens kunnen we een overzicht krijgen van de situatie en de specifieke annulatieredenen, en zullen we het financiële verlies dat hiermee gepaard gaat, beter kunnen becijferen.

Zo kan Smart vooruitgang boeken wat betreft de verschillende – interne en externe – mogelijkheden om onze vennoten te helpen, en kunnen we de beleidsmakers en overheidsinstanties blijven verzoeken om aangepaste hulp en steunmaatregelen voor onze vennoten.

Let op, het formulier staat los van het beheerplatform van je Activiteit (je Smart-account). Het is enkel bedoeld om informatie te verzamelen over de impact van de pandemie op je activiteiten en uit te zoeken hoe we jullie kunnen steunen.

Als dit geldt voor jou, is het belangrijk dat je

1. het formulier invult

2. contact opneemt met je adviesverlener om je geannuleerde prestaties te bespreken

Het formulier zal tijdens de hele quarantaineperiode beschikbaar zijn, en zal ook na afloop van die periode nog wel even online blijven zodat iedereen het kan invullen. We laten jullie op dat moment weten hoelang het formulier nog online blijft.

Je mag op het formulier alle prestaties invullen die geannuleerd werden omwille van de coronamaatregelen en waarvoor je via mail een formele bevestiging kreeg van je klant (inclusief data, prijzen, specifieke locatie en uitvoeringsduur enz.). Het maakt niet uit of de bevestiging van de prestatie voor of na de quarantaine gebeurde en of ze al dan niet op je Smart-account werd geannuleerd.
Toekomstige prestaties waarvan je geen bevestiging hebt van de klant moet je niet ingeven op het onlineformulier. Een voorbeeld: als je elk jaar voor een bepaald project of tijdens een bepaald seizoen met dezelfde klant samenwerkt, maar daar nu (nog) geen bevestiging van hebt, dan kunnen we daar op dit moment geen rekening mee houden.

Neen. Enkel de leden of beheerders van een Activiteit mogen het document invullen en niet de klanten. Zorg er wel voor dat je met de klant alle formele informatie verzamelt over de prestaties die omwille van Covid-19 niet konden doorgaan.

 

Prestaties en kosten

 

In elk geval breng je best je adviesverlener op de hoogte.

Bekijk ook en vooral met je klant of de oorspronkelijk geplande prestatie uitgesteld kan worden.

Vul vervolgens dit formulier in op de site van Smart: https://desk.smart.coop/cancelForm, om alle geannuleerde prestaties te bundelen voor het eventuele vervolg. Later ontvang je nog gedetailleerde richtlijnen over wat je met je ingevoerde documenten moet doen.

Bewaar de bewijsstukken van de kosten die je gemaakt hebt voor het verloop van de prestatie en vul het onlineformulier in: https://desk.smart.coop/cancelForm.

Via haar solidariteitsfonds en op basis van bepaalde criteria zal Smart instaan voor de betaling van gerechtvaardigde kosten die al werden gemaakt in het kader van door klanten geannuleerde bestellingen.

Onkostennotas en de desbetreffende bewijsstukken mogen gescand en gemaild worden. Zorg er wel voor dat je alle bewijsstukken en originele betalingsbewijzen (facturen, tickets, ontvangstbewijzen en andere) zorgvuldig bewaart. Het is immers mogelijk dat je ze de volgende drie jaar moet kunnen voorleggen.

Om ons zo goed mogelijk af te stemmen op de opgelegde thuiswerkregeling en te vermijden dat onze teams documenten moeten hanteren, is het van cruciaal belang dat jullie alle documenten (contracten, offertes en inschrijvingsfiches, onkostennota’s, facturen en concessies van auteursrechten, budgetoverdrachten, financieringsovereenkomsten) uitsluitend via mail aan jullie adviesverlener bezorgen.

We hebben de voorbije jaren al geijverd voor de beperking van papieren documenten. Vandaag breiden we die aanpak dus uit voor alle documenten.

Zo moeten alle documenten ons via mail bezorgd worden door ze te scannen of te fotograferen met de smartphone. Zorg ervoor dat de bewijsstukken duidelijk leesbaar zijn voor je ze via mail naar je adviesverlener of het dichtstbijzijnde lokale bureau stuurt, anders kunnen ze niet goedgekeurd worden. Plak documenten alsjeblieft niet in de mail zelf, maar voeg ze als bijlage bij je e-mail.

Hoe het praktisch in zijn werk gaat per beroep, kun je lezen in de richtlijnen van de overheid. Meer algemeen willen we je vragen om de quarantaine in de mate van het mogelijke te respecteren en contact met mensen buiten je gezin te vermijden.

Bepaalde beroepsactiviteiten kunnen perfect uitgeoefend worden van thuis uit (journalistiek, webdesign, grafisch ontwerp, diverse creatieve beroepen, consultancy enz.) of van op afstand, dankzij allerhande samenwerkingstools.

Prestaties in verband met culturele, sportieve en recreatieve evenementen mogen niet meer doorgaan.

Opleidingen en coaching mogen enkel op afstand, maar met de nodige samenwerkingstools kan dat perfect!

Als je ondanks alles toch nog ergens over twijfelt, kun je altijd terecht bij je adviesverlener of je bureau.

Neen, het is niet nodig om een prestatie ‘met risico’ in te voeren.

Het is echter wel van cruciaal belang dat je de overheidsmaatregelen strikt naleeft en een sociale afstand (‘social distancing’) garandeert.

Iedereen moet vanaf nu een sociale afstand bewaren (social distancing) voor alle contacten. Dit soort activiteiten zijn dus in strijd met de quarantainemaatregelen en richtlijnen inzake social distancing tussen personenDe leden van Smart die zulke prestaties gewoonlijk aan huis leveren, moeten ze dus annuleren om de overheidsmaatregelen na te leven.

 

Werkloosheid en uitkeringen [+2]

 

De RVA zegt in zijn FAQ https://www.rva.be/sites/default/files/coronavirus/Faq_Corona_NL_20200330.pdf: “Een tijdelijke werkloze mag altijd een tewerkstelling uitoefenen of aanvatten bij een werkgever, andere dan deze waarbij hij tijdelijk werkloos is gesteld. Dat verandert niet. U moet dat zo spoedig mogelijk en liefst voorafgaandelijk aangeven bij uw uitbetalingsinstelling (Hulpkas voor Werkloosheidsuitkeringen of vakbond). Datis noodzakelijk zodat er niet ten onrechte uitkeringen worden betaald. De tewerkstelling moet uiteraard geldig aangegeven zijn door de werkgever. De inkomsten van deze tewerkstelling kunt u niet cumuleren met de werkloosheidsuitkering. Indien nodig zal de RVA de te veel uitbetaalde uitkeringen terugvorderen.”

Ja, maar dan moet je dat aangeven bij je uitbetalingsinstelling. Aangezien het een tewerkstelling bij een andere werkgever betreft, mag je de inkomsten ervan niet cumuleren met een werkloosheidsuitkering. Zo vermijd je dat je de uitkering achteraf moet terugbetalen.

 

Begeleiding Smart [+5]

 

Ja, dat is mogelijk. Als dit op jou van toepassing is, zal je meer gedetailleerde informatie krijgen over de praktische bepalingen van het uitstel. Aarzel echter niet om ons nog vragen te stellen als je meer inlichtingen nodig hebt.

Ja, er is voor de maanden april en mei automatisch uitstel voorzien. Concreet betekent dit dat de twee bedragen voor april en mei niet van het budget van je Activiteit zullen worden afgetrokken en dat je financiering met twee maanden verlengd wordt.

Ja, dat is mogelijk. Als dit op jou van toepassing is, zal je meer gedetailleerde informatie krijgen over de praktische bepalingen van het uitstel. Aarzel echter niet om ons nog vragen te stellen als je meer inlichtingen nodig hebt.

Smart heeft een kritisch en didactisch informatie- en communicatieplatform gelanceerd: kronik.smart.coop. Het platform moet het kloppende hart worden van onze gemeenschap en van iedereen die er op de ene of andere solidaire en creatieve manier toe wil bijdragen.

 

Ziekteverlof