COVID-19: FAQ

Info - 18/3/2020

Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions qui nous sont le plus souvent posées suite au coronavirus. Si vous ne trouvez pas réponse à vos questions, contactez votre conseiller ou l’un de nos bureaux.

Cette liste de questions est alimentée et mise à jour de manière continue.

Dernière mise à jour: 31/03/2020

Organisation et logistique [+1]

Non. Nos bureaux sont fermés. Seuls des rendez-vous skype ou par téléphone peuvent être envisagés. Les locataires des Tiers-Lieux doivent également s'en tenir aux mêmes règles.

Non, les bureaux sont fermés. Et la transmission des notes de frais se traite uniquement par voie électronique. Les notes de frais qui arriveront en version papier à nos locaux ne seront pas traitées avant la fin du confinement.

Elles sont annulées pour le moment pour des raisons évidentes de confinement et d'organisation. Smart réfléchit aux options envisageables pour reprendre des sessions online.

Smart propose un formulaire en ligne à cet effet. Nous demandons désormais à nos sociétaires et administrateur.ices d'activités de nous informer prioritairement par ce biais des prestations qui se sont vues annulées, en raison du Covid19 et des restrictions gouvernementales conséquentes pour en stopper l'expansion. Les différents champs à compléter nous permettront d'avoir une vue sur le contexte et les raisons précises de l'annulation, et de pouvoir quantifier la perte financière qui y est liée.

Avec ces éléments, Smart pourra avancer sur les différentes options envisagées, aussi bien internes qu'externes, pour venir en aide à nos sociétaires et pourra continuer à interpeler les responsables politiques et les organismes publics afin de permettre à nos sociétaires de bénéficier d'aides et de mesures de soutien adaptées à leur spécificité.

Attention, le formulaire est indépendant de votre interface de gestion (votre compte Smart). Il vise uniquement à collecter des informations sur l’impact de la pandémie sur vos activités et envisager comment vous soutenir.
Si vous êtes concerné·e, il est important de
1. compléter le formulaire
2. prendre contact avec votre conseiller·e pour discuter de vos prestations annulées.

Le formulaire restera accessible durant toute la durée du confinement et, à la fin de celui-ci, un délai suffisant sera encore laissé pour pouvoir le compléter. Nous vous informerons des délais le moment venu.

Vous pouvez y encoder toutes les prestations dont l'annulation est impliquée par les restrictions Covid-19, et pour lesquelles toute preuve formelle d'accord complet avec votre client vous est disponible (incluant dates, prix, lieu précis et durée d'exécution, etc). Peu importe que cet accord de prestation ait été établi pré ou post confinement, ou que sa saisie soit annulée ou non depuis votre compte Smart.
Nous ne répertorions donc simplement pas les prestations qui ne répondent pas à ces critères d'accord commercial formel préalable. Sans preuve de cet engagement bipartite avec votre client, nous ne pouvons, par exemple à ce stade, tenir compte des habitudes de collaboration saisonnière ou régulière, en référence aux années précédentes.

Non. Ce sont les membres ou administrateurs d'activité qui doivent remplir ce document et non les clients. En revanche veillez à bien compiler avec ce client les informations formelles sur la ou les prestations qui n'ont pu avoir lieu en raison du COVID 19.

Prestations et frais

Dans tous les cas, il faut en avertir votre conseiller.e.
Envisagez également et avant toute chose avec votre client le report de la prestation initialement convenue.

Il faut également remplir le formulaire prévu à cet effet sur le site Smart, ici: https://desk.smart.coop/cancelForm, afin de répertorier l'ensemble des prestations annulées pour toute suite éventuelle. Des consignes précises sur les opérations à effectuer sur vos documents encodés vous seront ensuite transmises.

Les notes de frais et les justificatifs peuvent être scannés et renvoyés par voie électronique. Veillez à archiver rigoureusement chez vous tous les justificatifs et les preuves de paiement originaux (factures, tickets, reçus et autres), ils sont susceptibles de vous être réclamés durant une période de trois à 10 ans.

Nous vous invitons à conserver les justificatifs en lien avec ces frais engagés pour le déroulement de la prestation. Vous pouvez remplir le formulaire prévu à cet effet: https://desk.smart.coop/cancelForm.
Smart assumera, sur critères et via son fonds de solidarité, le paiement des frais, justifiés, déjà engagés dans les commandes clients annulées et leur recouvrement général.

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Pour la pratique de vos métiers, nous vous renvoyons aux consignes formulées par les autorités. De manière générale, nous vous invitons à respecter tant que faire se peut le confinement et à éviter les contacts en dehors de votre foyer.

Certaines activités professionnelles peuvent néanmoins s'exercer sans souci à domicile (journalisme, webdesign, graphisme, créations diverses, consultance, etc) et d'autres peuvent être envisagées à distance grâce à des outils collaboratifs.

A priori, les prestations liées à des évènements culturels, sportifs et récréatifs ne peuvent plus avoir lieu.
Tous les types de formation et coaching peuvent uniquement encore s'envisager à distance mais, via les outils collaboratifs, c'est possible, pensez-y!

Si malgré tout, vous avez un doute, adressez-vous à votre conseiller.ère ou à votre bureau.

Non, il n'est pas nécessaire d'encoder une prestation à risque.

Mais il est indispensable de se soumettre aux mesures gouvernementales et de garantir une distanciation sociale.

Afin de se conformer à l’impératif de travail à distance et de réduire les manipulations manuelles, il est maintenant impératif de communiquer tous vos documents (contrats, devis et fiches d’inscription, notes de frais, facturations et concessions de droits d’auteur, transferts de budgets, conventions de financement) à vos conseiller∙ères uniquement par mail.
Nous avons déjà, ces dernières années, travaillé à la diminution du circuit papier. Aujourd’hui, nous élargissons donc cette démarche à l’ensemble des documents.
Tous ces documents doivent ainsi nous parvenir en version numérisée, scannée ou via une photo de téléphone. Ces justificatifs doivent impérativement être lisibles pour être validés et renvoyés par mail à votre conseiller.e ou à l’antenne la plus proche de votre résidence. Merci de ne pas mettre de document dans le corps du mail, mais de bien veiller à ce qu’il soit attaché en pièce jointe.

Chômage et allocations [+2]

L'ONEM dit dans sa FAQ (Faq_Corona_FR_20200326.pdf) : Un chômeur temporaire peut toujours commencer ou exercer auprès d'un employeur une autre occupation que celle pour laquelle il a été mis en chômage temporaire. Rien ne change sur ce plan. Vous devez la déclarer à votre organisme de paiement (la Caisse auxiliaire de paiement des allocations de chômage ou un syndicat) le plus rapidement possible et de préférence avant de la commencer. Cette opération s'avère nécessaire pour éviter le versement d'allocations indues. L'employeur est évidemment tenu de déclarer l'occupation dans les règles. Vous ne pouvez cumuler les revenus tirés de cette occupation avec les allocations de chômage. Si nécessaire, l'ONEM procédera à la récupération des allocations versées en trop.

Oui, mais vous devez en informer votre organisme de paiement. Vu qu’il s’agit d’une occupation chez un autre employeur, les revenus de cette occupation ne peuvent pas être cumulés avec les allocations de chômage. De cette manière, vous évitez que les allocations doivent par la suite être récupérées.

Accompagnement Smart [+5]

Il est conseillé à chaque personne en difficulté de consulter l'évolution des mesures légales à ce sujet, mais aussi de joindre ses fournisseurs/bailleurs afin de demander un report d'échéance, et de trouver un accord à l'amiable.

Oui ce report est possible. Si vous êtes concerné, vous recevrez une information précise sur les modalités pratiques de ce report. N'hésitez pas cependant à nous adresser vos questions pour tout besoin d'informations complémentaires.

Ce report est prévu automatiquement pour les mois d'avril et mai. Concrètement, cela signifie que la ponction de ces deux échéances ne se fera pas dans votre budget d’activité en avril et en mai et que votre financement sera décalé de deux mois.

Oui ce report est possible. Si vous êtes concerné, vous recevrez une information sur les modalités de la possibilité de ce report. N'hésitez pas cependant à nous adresser vos questions pour tout besoin d'informations complémentaires.

Smart a mis en place un blog d’information – critique et didactique, d’échanges et de débats: kronik.smart.coop. Il a vocation à devenir le cœur battant collectif de notre communauté et de toutes celles et ceux qui d’une manière ou d’une autre, solidairement et avec leur propre créativité, souhaitent simplement y participer.

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