De entiteiten van het Smart–netwerk, hierna « Smart », hechten zeer veel belang aan het beschermen van privacy en het behandelen de persoonsgegevens met de grootste zorg. 

Smart, in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke, wenst u te informeren aan de hand van haar privacybeleid over de gegevens die zij ontvangt of verzamelt, het doel van de verwerking en uw rechten hieromtrent. 

Door het toetreden aan de diensten van SMart aanvaardt u het verzamelen en verwerken van uw gegevens op de wijze zoals voorzien in dit privacybeleid.  

Smart respecteert het juridisch kader inzake bescherming van persoonsgegevens, met name, vanaf haar inwerkingtreding, de Algemeen Verordening Gegevensbescherming (“AVG”, ook “GDPR” genoemd) en haar nationale uitvoerende regelgevingen.

I. Verzamelen van persoonsgegevens 

Persoonsgegevens zijn alle informatie betreffende een persoon die geïdentificeerd kan worden, zoals de naam, telefoonnummer, e-mailadres, rekeningnummer,… Ze kunnen zowel betrekking hebben op een leverancier, leden van Smart, werknemers, kandidaten of andere toekomstige of voormalige medewerkers. 

SMart verzamelt enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het verderzetten van haar activiteiten of indien dit verplicht is door de wetgeving. De juridische grondslag variëert in functie van het doel van de verwerking en het type gegevens. 

De verschillende categorieën van persoonsgegevens die in het algemeen worden verwerkt zijn de volgende:  

• Identificatiegegevens en persoonlijke eigenschappen (Kopij van paspoort, identiteitskaart en rijbewijs); 
• Gegevens in verband met het curriculum vitae (opleiding, vaardigheden, beroep) ; 
• Contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, enz.); 
• Andere gegevens bij het contacteren van Smart door het gebruik van contactformulieren en/of het downloaden of het inschrijven via de Smart-website; 
• Gegevens gecommuniceerd aan Smart via een kandidatuur of het antwoord op een online-evaluatie. 

In principe verzamelt noch verwerkt Smart gevoelige persoonsgegevens in verband  met de gezondheid, godsdienst, politieke of filosofische overtuigingen, seksleven of etnische afstamming. 

II. Doeleinden voor het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van persoonsgegevens 

De gegevens worden verzameld voor de volgende specifieke en legitieme doeleinden: 

• Uitvoering, onderhoud en verbetering van de diensten van Smart; 
• Verzenden van nuttige informatie in verband met de activiteiten en evenementen georganiseerd door Smart; 

• Het beheer van de relatie met de leden en de zakelijke klanten; 
• Het beheer van personeelszaken en lonen; 
• Preventie, opsporing en ontwijking van fouten, frauduleuze verrichtingen of andere illegale activiteiten; 
• Communicatie over updates van de diensten van Smart; 
• Toezicht en analyse van trends, gebruiken en activiteiten met betrekking tot deze diensten; 

• Het naleven van de wettelijke verplichtingen; 
• Boekhouding; 
• Het inwinnen van professioneel advies; 
• Archivering en bewaring van gegevens; 
• Alle andere bijkomende doeleinden die hiermee verband houden en andere doeleinden waarmee individuen of organisaties ten gepaste tijde kunnen instemmen.  

III. Openbaarmaking van persoonsgegevens 

De persoonsgegevens die Smart bewaart, worden vertrouwelijk behandeld en bewaard.  

De persoonsgegevens worden enkel gebruikt door de personeelsleden van Smart die zich bezighouden met het bereiken van de specifieke doelstelling waarvoor deze gegevens werden verzameld.  

Deze gegevens worden enkel overgedragen aan derden op Uw verzoek of indien dit noodzakelijk lijkt te zijn voor het bereiken van een specifieke doelstelling, of in de gevallen voorzien in de wet, waaronder: 

• Dienstverrichters die diensten verlenen voor rekening van Smart; 
• Bepaalde gereglementeerde beroepen, zoals advocaten, notarissen en bedrijfsrevisoren.  

IV. Bescherming van technische en organisatorische gegevens 

SMart neemt alle passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen elke ongeoorloofde onderschepping. 

SMart bewaart deze gegevens in een beveiligde omgeving.  

SMart informeert zijn werknemers over de beste werkwijzen op het gebied van gegevensbescherming.  

Ondanks alle redelijke inspanningen die Smart doet om de persoonlijke informatie te beschermen, kan zij niet de absolute veiligheid van de gegevens verstrekt via haar website garanderen.  

De gegevens kunnen worden meegedeeld aan derden vertrouwenspersonen voor de doeleinden uiteengezet in dit privacybeleid. Smart vereist van deze derden dat zij de passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen nemen om deze gegevens te beschermen.

V. Bewaringstermijn van de gegevens 

SMart bewaart de persoonlijke gegevens louter voor de duur die noodzakelijk is om de specifieke doeleinden te bereiken waarvoor de verwerking wordt uitgevoerd.  

Om de gepaste duur te bepalen wordt rekening gehouden met de hoeveelheid, de aard en de gevoeligheid van de persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt en de mogelijkheid om deze doeleinden te bereiken op andere manieren. 

Er wordt eveneens rekening gehouden met de noodzaak om te voldoen aan alle wettelijke en reglementaire verplichtingen.  

Indien de gegevens niet langer noodzakelijk zijn, zullen deze worden vernietigd. Om de grootst mogelijke veiligheid te waarborgen, kan de gebruikstermijn en de bewaringstermijn van de gegevens worden verkort en kunnen stappen worden ondernomen om de gegevens te anonimiseren. De anonimisering heeft tot doel dat deze gegevens niet langer kunnen worden geassocieerd met de betrokken persoon.  

VI. Overdracht van persoonsgegevens buiten België en buiten de Europese Unie (EU) 

SMart kan persoonlijke gegevens overdragen buiten België en buiten de EU voor specifieke doeleinden. Dergelijke gegevens en informatie kunnen worden bekendgemaakt, verwerkt en opgeslagen in overeenstemming met de lokale wetten, regels en voorschriften voor gegevensbescherming die van toepassing zijn in de relevante rechtsgebieden. 

SMart zal uw uitdrukkelijke toestemming vragen vooraleer uw persoonlijke gegevens worden doorgegeven aan een derde land met onvoldoende bescherming. 

VII. Openbaarmaking van persoonlijke gegevens van derden aan Smart 

Vooraleer u persoonlijke gegevens over uw werknemers, aannemers en anderen bekendmaakt aan Smart, moet u ervoor zorgen dat zij naar behoren op de hoogte zijn gebracht van dit beleid en, indien nodig, hun toestemming verkrijgen voor het verzamelen, gebruiken en bekendmaken van hun persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid. 

VIII. Bijwerken van persoonsgegevens 

Door het communiceren van uw gegevens aan Smart, verklaart U dat deze juist, nauwkeurig en volledig zijn. 

Teneinde de juistheid en nauwkeurigheid van de verzamelde en verwerkte persoonsgegevens te vrijwaren, verbindt u zich ertoe Smart schriftelijk te informeren van elke wijziging van alle gegevens die eerder werden gecommuniceerd aan Smart.  

IX. Rechten van de betrokken personen en contactpersoon bij Smart 

SMart past een hoog niveau van transparantie toe met betrekking tot de gegevens die zij verwerkt. 

Voor zover dat de door de toepasselijke wetgeving bepaalde voorwaarden zijn vervuld, beschikken alle personen waarvan de gegevens verwerkt zijn over de volgende rechten:  

• Inlichtingen vragen over het bestaan van persoonsgegevens bij Smart en, indien van toepassing, welke soort gegevens en voor welk doel deze worden verwerkt; 
• Toegang hebben tot hun persoonsgegevens en, indien nodig, de wijziging ervan vragen; 
• Zich verzetten tegen de verwerking van de gegevens omwille van specifieke redenen; 
• Eisen dat de gegevens worden verwijderd of een beperking van de verwerking eisen wat bv. Smart toelaat om de verwerking van de persoonsgegevens te schorsen zodat ze de juistheid van de gegevens kan nakijken; 
• Persoonsgegevens verkrijgen in een gestructureerd, gangbaar en voor een machine leesbaar formaat of vragen om een kopie aan een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke over te dragen; 

• Een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingautoriteit indien hij of zij van oordeel is dat de verwerking van de gegevens de toepasselijke regelgeving schendt. 

U kan de hierboven vermelde rechten uitoefenen door een verzoek in te dienen (gedateerd, gehandtekend en, voor veiligheidsredenen, dient een kopie van uw identiteitskaart te worden bijgevoegd). Dit kan per post worden verzonden naar Data Protection Officer, Coenraetsstraat 72, 1060 Brussel of per e-mail met een elektronische handtekening naar volgend e-mailadres: dpo@nullsmart.coop. 

De uitoefening van uw rechten is gratis. Indien uw verzoek manifest ongegrond of abusief is, kan uw verzoek worden geweigerd en/of kan een beperkt bedrag worden aangerekend. 

X. Varia 

Dit privacybeleid maakt deel uit alle huidige en/of toekomstige overeenkomsten, akkoorden en andere bindende afspraken tussen uzelf en Smart. 

Onderhavig privacybeleid kan in de loop der tijd gewijzigd worden om rekening te houden met de evolutie van de wetgeving inzake gegevensbescherming. 

Datum versie: 25/5/2018